Entonces desea organizar una conferencia virtual.¡Genial!
Los eventos virtuales están experimentando un gran aumento y probablemente ya haya asistido a al menos una docena de ellos; sí, esos happy hours y clases de yoga en vivo de la FMH todavía cuentan.
Los eventos en línea crean una solución rentable e inclusiva para quienes enfrentan restricciones de viaje y es probable que permanezcan mucho tiempo después de que el mundo regrese a tiempos “precedentes”.
Pero, ¿por dónde empezar? ¿Y cómo puede lograr que su reunión virtual sea un éxito?
¡Lo escuchamos y también hemos estado allí!
ClickUp celebró recientemente su propia conferencia web a gran escala, LevelUp, administrada completamente dentro del propio ClickUp. Pero ya sea que esté planificando la conferencia de productividad definitiva o el baby shower de Zoom de su hermana, hay cinco pasos esenciales para planificar el evento virtual de sus sueños .
5 pasos para el éxito virtual
Cuando resume la lista de verificación para cualquier evento virtual, hay algunos pasos que muchos planifican para lograr el éxito. tienen en común.
Así que abróchate el cinturón y prepara tu extensión ClickUp para Chrome para algunas notas, porque estamos aquí para compartir esos pasos contigo ¡ahora mismo!
Paso 1: elige tu evento
Antes de realizar la planificación, debes establecer el tipo de evento virtual que realizarás. ¿Quizás sea una conferencia o un seminario web? ¿Y cuál es la diferencia? Hay cuatro tipos principales de eventos virtuales en los que probablemente se incluirá su evento.
Unaconferencia virtuales ideal para un evento virtual más largo y a gran escala con una agenda detallada que cada asistente puede elegir para organizar su día. Una conferencia virtual normalmente se lleva a cabo en tiempo real y es el tipo de evento perfecto para generar contactos y establecer contactos en línea.
Unseminario webes más corto que una conferencia y es un evento virtual independiente que sirve como clase o “instrucciones”. Un seminario web no ofrece muchas oportunidades en términos de oportunidades de networking, ya que este tipo de evento generalmente se graba para reproducirlo cuando el asistente lo desee, pero generalmente incluye una sesión de preguntas y respuestas si el evento se llevó a cabo en tiempo real.
Eventos híbridos en interiores y exterioresson eventos que ocurren en línea y en persona al mismo tiempo. tiempo.
Tipo: bodas virtuales y fiestas de compromiso.
Muchas reuniones, fiestas navideñas y eventos de equipo también se llevan a cabo en este formato. Si el evento se limita solo a los miembros del equipo dentro de una empresa, es un evento híbrido interno. Pero si se invita a clientes potenciales, usuarios u otras empresas a la fiesta, se considera un evento híbrido externo:¡y una gran oportunidad para establecer contactos!
Paso 2: elija su plataforma de conferencia virtual
Una vez que haya decidido qué tipo de evento virtual se adapta mejor a su propósito, considere cómo transmitirás tu evento.
Existen innumerables plataformas de transmisión que se adaptan a todos los presupuestos, así que antes de comprometerte con una opción basada únicamente en el precio, primero considera el objetivo y el alcance de tu evento.
Pregúntate:
- ¿Cuál es el objetivo de tu evento?Vuelve al tipo de evento virtual y anota las cualidades que te hicieron elegir el formato que mejor te convenía y por qué
- ¿Cuántos asistentes esperas?Habrá miles de invitados o diez de tus amigos más cercanos
- ¿Qué recursos necesitas absolutamente?Si la participación de la audiencia es una parte importante de su evento, busque plataformas que permitan a los miembros chatear, levantar la mano o hablar con sus compañeros. Si su evento es un tutorial de diez minutos sobre cómo rizar y teñir las cejas en casa, tal vez concéntrese en una plataforma que le permita transmitir en vivo y grabar para más tarde.
Hacerse estas preguntas podría generar algunas nuevas que no están enumeradas aquí. ¡Y eso es bueno! Como mínimo, estos tres harán que tu mente trabaje en la dirección correcta para elegir la plataforma de streaming perfecta.
Algunas de nuestras principales plataformas de streaming:
A medida que crece el mundo de los eventos virtuales, también crece el conjunto de plataformas de streaming para elegir. Elija con cuidado, esta será esencialmente su ubicación virtual y recuerde, ¡no hay necesidad de conformarse! Algunos de nuestros favoritos incluyen:
- Brandlive : Brandlive es único porque ofrece tres productos de transmisión diferentes según el tipo de evento de conferencia virtual que esté planeando. Sus productos incluyen Allhands, Streams y Showrooms, lo que le permite elegir la experiencia adaptada a su categoría de evento virtual, desde reuniones de trabajo diarias hasta lanzamientos de productos virtuales. ¡Esto garantiza que obtendrá los recursos que necesita!
- HeySummit : esta plataforma de transmisión también lo ayudará a crear una página de inicio para el sitio web de su conferencia antes del evento para realizar un seguimiento del registro e impulsar el marketing de su conferencia. Si está planeando una serie de charlas o sesiones de varios oradores, vale la pena considerar HeySummit.
- AirMeet : una plataforma similar creada para cumbres y talleres virtuales. Enfatiza el aspecto social de organizar un evento o seminario web en línea y promete una rica experiencia de networking.
- Zoom : Ah, lo probado y verdadero. Zoom se ha convertido en un nombre familiar durante el año pasado y probablemente haya alcanzado el límite de 40 minutos una o dos veces, pero con sus opciones pagas, Zoom puede albergar eventos de todos los tamaños. Su función de sesión de trabajo brinda oportunidades de establecer contactos para los asistentes y organizadores, y la función de dispositivo móvil permite a los usuarios participar desde cualquier lugar.
Paso 3: Mantenga a su audiencia interesada
Un gran desafío de la conferencia virtual es que el evento sea, de hecho, virtual.
Hay cierta energía que se acumula en una sala durante una conferencia en persona bien organizada, cuando el día transcurre exactamente como lo imaginaste y todos están emocionados.
Pero no te preocupes,esa sensación aún es posible con los eventos en línea.
Solo necesita ser un poco más creativo a la hora de mantener a los asistentes pegados a su contenido.
Al estructurar su evento, divida la forma en que entrega la información y considere usar una combinación de contenido en vivo y pregrabado.
Especialmente para eventos más largos como conferencias o En las cumbres, el contenido mixto ofrece a los presentadores un breve descanso de su discurso y puede actuar como un plan de contingencia en caso de un error tecnológico o de tiempo.
¡El contenido mixto también cambia la forma en que los asistentes absorben información y puede ayudarlos a recordar ideas importantes y momentos clave del día!
Esto podría significar incorporar videos relevantes hechos por su empresa para el tema de su evento, o incluso un gran gif. ¿Y a quién no le encanta un buen gif?
Consejo profesional: comparta y analice ideas de contenido con su equipo durante todo el proceso de planificación almacenándolas en ClickUp. Incrusta vídeos de YouTube, URL de Vimeo, archivos de Google Drive y grabaciones de pantalla directamente en descripciones de tareas y comentarios para que nunca estés a más de unos segundos del contenido que necesitas.
¿Otra forma de mantener a la gente alerta? Elija un anfitrión o oradores relevantes que puedan mantener la agenda en movimiento.
Un orador sólido puede ayudar a atraer más ventas de entradas a su evento y mantener a sus invitados alerta. Especialmente personalidades invitadas que se especializan en el tema de su evento o expertos de la industria, son nombres muy conocidos en la empresa o son oradores profesionales que saben cómo llenar cualquier espacio muerto inesperado.
Al igual que Amy Poehler y Tina Fey han sido anfitrionas de los Globos de Oro cuatro veces y, al igual que ClickUp, trajo al psicólogo organizacional de renombre mundial Adam Grant como orador principal de LevelUp en 2021. 😉
Incluso con un gran orador o anfitrión, considere estas opciones para llenar su agenda con oportunidades significativas para flexibilizar sus conocimientos:
- Ofrezca sesiones de trabajo o paneles de discusión a lo largo del día para que los asistentes aprendan de un moderador y discutan juntos. Esta es una excelente manera para que sus invitados se conozcan e interactúen en ambos lados
- Si es posible, habilite las funciones de chat en su plataforma para que los participantes puedan interactuar e interactuar entre sí en cualquier momento.Viva un poco
- Reserve tiempo para sesiones de preguntas y respuestas en vivo al final de cada sección. La conferencia virtual se sentirá más personal y sus invitados se sentirán más involucrados si saben que son parte de la conversación. Haga que otro miembro de su equipo supervise el chat de su evento para que ninguna pregunta quede sin respuesta
Paso 4: administre todas las partes móviles en un solo lugar
No hace falta decir que se necesita MUCHA planificación para una conferencia virtual de cualquier tamaño, y si ha llegado a esta etapa del juego, probablemente ya lo esté sintiendo. Realice un seguimiento de su progreso en el cronograma de su evento virtual organizando sus tareas en una plataforma de gestión de proyectos en línea.
Ara, debe usar ClickUp .
ClickUp es el pegamento que mantendrá unida la planificación de su evento virtual, y uno de sus principales activos son sus capacidades de personalización. En otras palabras, todos los miembros del equipo pueden trabajar como quieran .
¿Cómo utilizamos nuestra propia plataforma para planificar LevelUp? Aquí hay algunos pequeños elementos imprescindibles que tienen un gran impacto:
- Cree una lista única para todo lo relacionado con su próxima conferencia y agregue campos personalizados a sus tareas para cada departamento para mostrar con qué partes interesadas y organizadores se relaciona la tarea.
- Encuentre rápidamente las tareas asignadas a usted en cada lista con filtros y el modo yo. Encuentre sus tareas inmediatas y más urgentes eliminando cualquier distracción y mirando las tareas que pertenecen a ciertos organizadores de eventos o solo a usted.
- Utilice el Panel para ver fácilmente un resumen sin filtrar de lo cerca que está de completar su proyecto. Básicamente, esta es una visión general de cómo van las cosas. Panel de control de Us en reuniones al informar a las partes interesadas o gerentes de proyectos
- Organiza tus reuniones directamente en ClickUp. Convierta cualquier reunión en una reunión de Zoom con la integración de Zoom en su tarea ClickUp
Paso 5: Comercialice tanto como sea posible
¡Ya casi ha llegado! Tienes:
✅ El tipo de evento
✅ El servicio de streaming
✅ El calendario
✅ La mejor herramienta de gestión de proyectos.Tos, tos, Haga clic arriba.
Ahora es el momento de poner traseros virtuales en esos asientos virtuales mediante la implementación de una estrategia de marketing integral para lograr sus objetivos.
Las conferencias virtuales le brindan la flexibilidad de atraer audiencias de todo el mundo, ¡siempre que sepa cómo llegar a ellas! ClickUp puede ayudarle a administrar sus publicaciones en redes sociales, vídeos para el canal de YouTube de su empresa, marketing por correo electrónico, estrategias de relaciones públicas y más.
Utilice campos personalizados para acceder rápidamente a publicaciones, formularios, documentos, URL e incluso información básica para revisión o referencia. Realizan un seguimiento de sus tareas y subtareas en cada paso del proceso de planificación, ¡y el cielo es el límite cuando se trata de todo lo que pueden contener los campos personalizados! Así que diviértete con ello. 🤓
Si su estrategia de marketing incluye agregar estado VIP a su lista de invitados, ofertas de influencers para promocionar su evento o patrocinios, entonces es hora de usarCentro de plantillas de ClickUp .
Elija una de las plantillas prediseñadas de ClickUp diseñadas para la planificación de eventos o cree la suya propia para cubrir rápidamente todas las bases necesarias para las tareas recurrentes.
¡Listo, listo, listo!
Recuerde, ¡esto es solo el comienzo!
Estos pueden ser los cinco pasos esenciales para planificar su próxima conferencia virtual, pero las posibilidades son infinitas y el mercado de eventos en línea solo está creciendo. ¡Deje que ClickUp haga el trabajo pesado en el aspecto organizativo y deje volar su creatividad!
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