Eventos con ClickUp: Cómo planificar una conferencia virtual

Así que quiere organizar una conferencia virtual. ¡Magnífico!

Los eventos virtuales están experimentando un gran auge y es probable que haya asistido al menos a una docena de ellos (sí, las happy hours de la WFH y las clases de yoga en directo siguen contando).

Los eventos en línea constituyen una solución rentable e integradora para quienes se enfrentan a restricciones de viaje, y probablemente seguirán siéndolo mucho después de que el mundo vuelva a los tiempos "anteriores". 

Pero, ¿por dónde empezar? ¿Y cómo conseguir que su reunión virtual sea un éxito? 

Te oímos y también estuvimos allí.

Recientemente, ClickUp ha celebrado su propia conferencia web a gran escala, LevelUp , gestionada íntegramente por la empresa. Pero tanto si está planeando la conferencia sobre productividad definitiva como la fiesta del bebé Zoom de su hermana, hay cinco pasos esenciales para planificar el evento virtual de sus sueños.

5 pasos hacia el éxito virtual

Al resumir la lista de control de cualquier acto virtual, hay unos cuantos pasos que muchos planes de éxito tienen en común.

Así que abróchate el cinturón y prepara tu extensión ClickUp Chrome para tomar algunas notas, porque estamos aquí para compartir estos pasos contigo ahora mismo.

Paso 1: Elija su evento

Antes de empezar a planificar, hay que determinar el tipo de acto virtual que se va a celebrar. ¿Tal vez sea una conferencia o un seminario web? ¿Y cuál es la diferencia? Hay cuatro tipos principales de eventos virtuales en los que probablemente se encuadre su evento.

Una conferencia virtual es ideal para un evento virtual más largo y a gran escala, con un orden del día detallado que cada participante puede elegir para organizar su jornada. Una conferencia virtual suele celebrarse en tiempo real y es el tipo de evento perfecto para la generación de contactos y la creación de redes en línea.

Un seminario web es más breve que una conferencia y se trata de un acto virtual independiente que sirve para impartir una lección o un "cómo hacerlo". Un webinar no ofrece muchas oportunidades de establecer contactos, ya que este tipo de evento suele grabarse para reproducirse cuando el participante lo desee, pero suele incluir una sesión de preguntas y respuestas si el evento se ha celebrado en tiempo real.

Los eventos híbridos internos y externos son actos que tienen lugar en línea y en persona al mismo tiempo.

Tipo: bodas virtuales y fiestas de compromiso.

Muchas reuniones, fiestas de fin de año y eventos de equipo también se celebran en este formato. Si el evento se limita únicamente a los miembros del equipo de una empresa, se trata de un evento híbrido interno. Pero si se invita a la fiesta a clientes, usuarios u otras empresas potenciales, se considera un evento híbrido externo, ¡y una gran oportunidad para establecer contactos!

Paso 2: elija su plataforma de conferencia virtual

Una vez que haya decidido qué tipo de evento virtual se adapta mejor a su propósito, considere cómo va a retransmitirlo.

Existen numerosas plataformas de retransmisión que se adaptan a todos los presupuestos, así que antes de decidirse por una opción basada únicamente en el precio, considere primero la finalidad y el alcance de su evento.

Pregúntatelo a ti mismo:

• ¿Cuál es el objetivo de tu evento? Vuelve al tipo de evento virtual y escribe las cualidades que te hicieron elegir el formato que más te convenía y por qué
• ¿Cuántos participantes espera? Habrá miles de invitados o diez de tus amigos más íntimos
• ¿Qué funciones son absolutamente necesarias? Si la participación del público es una parte importante de su evento, busque plataformas que permitan a los asistentes charlar, levantar la mano o hablar con sus colegas. Si tu evento consiste en un tutorial de diez minutos sobre cómo girar y teñir las cejas en casa, quizá debas centrarte en una plataforma que te permita retransmitir en directo y grabar para más tarde.

Plantearse estas preguntas puede suscitar otras nuevas que no figuran en esta lista. Y eso es bueno. Como mínimo, estas tres preguntas te ayudarán a orientar tu mente en la dirección correcta para elegir la plataforma de streaming perfecta.

Algunas de nuestras mejores opciones de plataformas de streaming:

A medida que crece el mundo de los eventos virtuales, también lo hace la oferta de plataformas de streaming entre las que elegir. Elija con cuidado, ya que ésta será básicamente su sede virtual, y recuerde que no tiene por qué conformarse. Algunas de nuestras favoritas son:

• Brandlive : Brandlive es único porque ofrece tres productos de streaming diferentes, en función del tipo de evento de conferencia virtual que esté planificando. Sus productos incluyen Allhands, Streams y Showrooms, lo que le permite elegir la experiencia adaptada a la categoría de su evento virtual: desde reuniones de negocios diarias hasta lanzamientos virtuales de productos. De este modo, dispondrá de los recursos que necesita.
• HeySummit : esta plataforma de streaming también le ayudará a crear una página de aterrizaje para el sitio web de su conferencia antes del evento, con el fin de realizar un seguimiento de las inscripciones e iniciar la comercialización de su conferencia. Si planea una serie de charlas o varias sesiones de ponentes, vale la pena tener en cuenta HeySummit.
• AirMeet : Una plataforma similar creada para cumbres y talleres virtuales. Hace hincapié en el aspecto social de celebrar un evento o seminario web en línea y promete una rica experiencia de creación de redes.
• Zoom : Ah, lo probado y comprobado. Zoom se convirtió en un nombre familiar el año pasado y es probable que hayas llegado al límite de 40 minutos una o dos veces, pero con sus opciones de pago, Zoom puede albergar eventos de todos los tamaños. Su función de breakout session ofrece oportunidades de networking a participantes y organizadores, y la función de dispositivo móvil permite a los usuarios participar desde cualquier lugar.

Paso 3: Mantenga el interés de su público

Uno de los principales retos de la conferencia virtual es que el acto es, de hecho, virtual.

Cuando una conferencia personal está bien organizada, en una sala se respira cierta energía, cuando el día transcurre exactamente como habías imaginado y todo el mundo está entusiasmado.

Pero no se preocupe, esa sensación sigue siendo posible con los eventos en línea.

Sólo tienes que ser un poco más creativo a la hora de mantener a tus participantes enganchados a tus contenidos.

A la hora de estructurar su acto, desglose cómo va a transmitir la información y considere la posibilidad de utilizar una combinación de contenidos en directo y pregrabados.

Especialmente en eventos más largos, como conferencias o cumbres, los contenidos mixtos ofrecen a los presentadores un breve descanso de su intervención y pueden actuar como plan de contingencia en caso de error tecnológico o de sincronización.

Los contenidos mixtos también agitan la forma en que los participantes absorben la información y pueden ayudarles a recordar ideas importantes y momentos clave del día.

Esto podría significar incorporar vídeos realizados por su empresa, relevantes para el tema de su evento, o incluso un gran gif. Y ¿a quién no le gusta un buen gif?

Consejo profesional: Comparta y discuta ideas de contenido con su equipo a lo largo del proceso de planificación almacenándolas en ClickUp. Incruste vídeos de YouTube, URLs de Vimeo, archivos de Google Drive y grabaciones de pantalla directamente en las descripciones y comentarios de las tareas, para que nunca esté a más de unos segundos del contenido que necesita.

¿Otra forma de mantener a la gente alerta? Elija un anfitrión o ponentes relevantes que puedan mantener el orden del día en movimiento.

Un orador sólido puede ayudar a atraer más ventas de entradas a su evento y mantener a sus invitados en vilo. Especialmente personalidades invitadas especializadas en el tema de su evento o expertos del sector, son nombres conocidos en el negocio o son oradores profesionales que saben cómo llenar cualquier espacio muerto inesperado.

Del mismo modo que Amy Poehler y Tina Fey han presentado los Globos de Oro en cuatro ocasiones y ClickUp ha traído al psicólogo organizacional de renombre mundial Adam Grant como orador principal para LevelUp 2021 😉.

Incluso con un gran orador o anfitrión, considere estas opciones para llenar su agenda de oportunidades significativas para poner en práctica sus conocimientos:

• Ofrezca sesiones temáticas o mesas redondas durante el día para que los participantes aprendan de un moderador y debatan juntos. Es una forma estupenda de que los invitados se conozcan e interactúen por ambas partes.
• Si es posible, active funciones de chat en su plataforma para que los participantes puedan interactuar y relacionarse entre sí en cualquier momento. Viva un poco
• Reserve tiempo para sesiones de preguntas y respuestas en directo al final de cada sección. La conferencia virtual parecerá más personal y sus invitados se sentirán más implicados si saben que forman parte de la conversación. Haz que otro miembro de tu equipo supervise el chat de tu evento para que ninguna pregunta quede sin respuesta.

Paso 4: Gestionar todas las piezas móviles en un solo lugar

Huelga decir que una conferencia virtual de cualquier tamaño requiere MUCHA planificación, y si ha llegado a esta fase del juego, probablemente ya lo esté notando. Controla tu progreso en el calendario del evento virtual organizando tus tareas en una plataforma de gestión de proyectos en línea.

Ara, debe utilizar ClickUp .

ClickUp es el pegamento que mantendrá unida la planificación de su evento virtual y una de sus principales bazas es su capacidad de personalización. En otras palabras, cada miembro del equipo puede trabajar como quiera.

¿Cómo utilizamos nuestra propia plataforma para planificar LevelUp? He aquí algunas pequeñas cosas imprescindibles que tienen un gran impacto:

• Cree una lista única para todo lo relacionado con su próxima conferencia y añada campos personalizados a las tareas de cada departamento para mostrar con qué partes interesadas y organizadores está relacionada la tarea.
• Encuentre rápidamente las tareas que tiene asignadas en cada lista con los filtros y el modo "yo". Encuentra tus tareas inmediatas y más urgentes eliminando cualquier distracción y anotando las tareas que pertenecen a determinados organizadores de eventos o solo a ti. 
• Utilice el Panel de control para ver fácilmente un resumen sin filtrar de lo cerca que está de completar su proyecto. Básicamente, esta es la visión general de cómo van las cosas. Utiliza el Cuadro de mandos en las reuniones cuando informes a las partes interesadas o a los jefes de proyecto.
• Organice sus reuniones directamente en ClickUp Convierta cualquier reunión en una reunión de Zoom con la integración de Zoom en su tarea de ClickUp.

Paso 5: comercializar todo lo posible

Ya casi está. Lo has conseguido:

El tipo de acontecimiento

✅ El servicio de streaming

✅ El orden del día

La mejor herramienta de gestión de proyectos. Tos, tos, ClickUp.

Ahora es el momento de poner los culos virtuales en esos asientos virtuales aplicando una estrategia de marketing integral para alcanzar sus objetivos.

Las conferencias virtuales ofrecen la flexibilidad de atraer a público de todo el mundo, ¡siempre que sepa cómo llegar a él! ClickUp puede ayudarle a gestionar sus publicaciones en redes sociales, vídeos para el canal de YouTube de su empresa, marketing por correo electrónico, estrategias de relaciones públicas y mucho más.

Utiliza los campos personalizados para acceder rápidamente a entradas, formularios, documentos, URL e incluso información básica para revisarla o consultarla. Acompañan a tus tareas y subtareas en cada fase del proceso de planificación, ¡y el cielo es el límite cuando se trata de todo lo que los campos personalizados pueden contener! Así que diviértete con ello. 🤓

Si su estrategia de marketing incluye añadir estatus VIP a su lista de invitados, ofertas de personas influyentes para promocionar su evento o patrocinios, entonces es el momento de utilizar el Centro de plantillas de ClickUp.

Elija una de las plantillas prediseñadas de ClickUp diseñadas para la planificación de eventos o cree la suya propia para cubrir rápidamente todas las bases necesarias para las tareas recurrentes.

Ahí, ahí, ¡YA!

Recuerda, ¡esto es sólo el principio!

Estos pueden ser los cinco pasos esenciales para planificar su próxima conferencia virtual, pero las posibilidades son infinitas y el mercado de los eventos en línea no deja de crecer. Deje que ClickUp se encargue de la organización y dé rienda suelta a su creatividad.