Ninguém quer se atrasar para uma reunião ou entregar uma tarefa muito além do prazo original. Essas coisas são ruins e têm um efeito negativo nas pessoas ao nosso redor. Freqüentemente, esses contratempos não são intencionais – são apenas o resultado de uma má administração do tempo.
Embora você não possa ir de não confiável a ultraconfiável da noite para o dia, mudar suas técnicas de gerenciamento de tempo ajuda muito a ser mais feliz, mais produtivo e mais realizado no trabalho.
O que você realmente precisa é das técnicas certas de gerenciamento de tempo. É hora de dizer adeus a se sentir sobrecarregado e olá para se sentir organizado, focado e capaz. ✨
Vamos mergulhar.
Por que as técnicas de gerenciamento de tempo são importantes?
Todos nós precisamos de maneiras de nos ajudar a gerenciar o tempo de forma eficaz. Seja em casa ou no trabalho, as habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais se você deseja cumprir sua lista de tarefas.
A gestão do tempo no local de trabalho é especialmente importante. Quando você se depara com várias tarefas, pessoas dependendo de você e prazos críticos, você precisa de uma maneira de manter o foco e a produtividade.
Isso se torna ainda mais relevante quando você está trabalhando em equipe.
Benefícios de técnicas eficazes de gerenciamento de tempo para equipes
Ser capaz de fazer sua lista de tarefas a tempo não afeta apenas você. É uma grande vitória para o resto de sua equipe também. O oposto também é verdadeiro – ficar para trás e isso pode ter um efeito dominó no restante da equipe ou do projeto.
Seja melhorando seu equilíbrio entre vida profissional e pessoal, priorizando tarefas ou usando alguns métodos simples de bloqueio de tempo, os efeitos positivos do gerenciamento adequado do tempo são muito benéficos.
Equipes com estratégias para gerenciar seu tempo desfrutam de benefícios como:
- Oferecendo trabalho de maior qualidade e mais focado em tarefas urgentes
- Sentimentos de confiança e confiabilidade em sua programação diária
- Um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal
- Menos procrastinação com bloqueio de tempo eficaz
- Relações de trabalho mais fortes em todas as suas tarefas
- Níveis de produtividade mais altos para priorizar tarefas
- Menor probabilidade de queimar seus níveis de energia no trabalho profundo
Quando sua equipe pode priorizar todas as tarefas, fazer tudo e trabalhar de forma produtiva, ela se torna um ativo importante para sua organização. Se você achar que você ou os membros de sua equipe estão lutando para se manter produtivos ou estão ficando para trás, considere experimentar ferramentas de gerenciamento de tempo .
O software certo combinado com algumas técnicas eficientes de gerenciamento de tempo pode fazer toda a diferença.
15 das técnicas de gerenciamento de tempo mais eficientes
Não faltam técnicas de gerenciamento de tempo por aí. Para algumas pessoas, verificar as tarefas em blocos de tempo funciona – para outras, trata-se de enfrentar a tarefa mais desafiadora primeiro.
Para ajudá-lo a encontrar as dicas e ferramentas certas para você, aqui estão algumas das estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes que existem.
1. Defina metas SMART
Sem um objetivo real em mente, é fácil se distrair, procrastinar e ter que correr para terminar sua tarefa dentro do prazo. Definir metas SMART ajuda você a entender no que focar, para que você possa trabalhar nas tarefas de maneira lógica. 🎯
Defina metas com a estratégia SMART em mente:
- Específico: saiba qual objetivo ou resultado você deseja alcançar
- Mensurável: Ser capaz de acompanhar o progresso da meta
- Atingível: alcançável com os recursos que você tem (ou pode obter acesso)
- Relevante: ajuda você a atingir uma meta ou prioridade geral
- Limite de tempo : tenha um prazo realista que você possa cumprir
É fácil criar metas no ClickUp. As Metas do ClickUp ajudam você a definir metas SMART nas quais você pode visualizar o progresso. Você também pode usar o ClickUp para adicionar datas de vencimento às tarefas , para que possa ver rapidamente o que está acontecendo com suas tarefas e metas.
2. Tente bloquear o tempo para trabalhar em suas tarefas mais importantes
A maioria de nós tem uma ideia aproximada de quanto tempo uma tarefa pode levar. Use isso a seu favor e use o bloqueio de tempo para ajudá-lo a se manter produtivo e organizado.
O bloqueio de tempo funciona atribuindo blocos de tempo a tarefas específicas. Durante esse tempo específico, você trabalha apenas nessa tarefa e evita distrações de outras áreas. Esta é uma ótima maneira de manter o foco, evitar a procrastinação e obter a melhor mentalidade para o trabalho profundo. 👀
Muitas pessoas acham útil o bloqueio de tempo quando na verdade precisam de períodos de trabalho profundo. Você pode agendar um horário em seu calendário para se concentrar em uma tarefa desafiadora e, em seguida, preencher outras áreas ao redor dela com tarefas menos desafiadoras.
Concentrar-se no trabalho profundo também ajuda você a trabalhar com seus níveis de energia – tenha um bloco de tempo dedicado quando estiver mais energizado e deixe tarefas administrativas ou menores para quando estiver cansado ou precisar de uma pausa.
Aqui no ClickUp, temos muitos modelos úteis de bloqueio de tempo . Você encontrará modelos para ajudá-lo a planejar seus dias, semanas e meses , com exibições de calendário e lista que complementam como você prefere ver sua programação.
3. Coma aquele sapo
Comer aquele sapo é uma estratégia de gerenciamento de tempo que tem tudo a ver com priorização. Com essa técnica, você se concentra primeiro nas tarefas mais importantes ou exigentes — e não passa para mais nada até que esteja completo.
Se você é um procrastinador, essa pode ser a estratégia para você. Ao se forçar a enfrentar a tarefa mais valiosa primeiro, você não consegue evitá-la.
Em vez disso, você gasta seus níveis de energia mais valiosos para completá-lo primeiro e, em seguida, obtém a satisfação de saber que já fez o trabalho mais difícil e pode relaxar mentalmente pelo resto do dia realizando tarefas mais fáceis. 🏖️
Atalho para o sucesso com este método usando o recurso Prioridades do ClickUp . Trabalhe em sua lista de tarefas e dê a eles um sinalizador de prioridade. Atribua uma única tarefa em sua agenda diária como urgente, e faça dela o seu “sapo” para o dia de trabalho.
4. Experimente a Matriz de Eisenhower
A Eisenhower Matrix foi introduzida pelo presidente Dwight Eisenhower como uma forma de categorizar as tarefas para entender sua importância. Ainda hoje é uma técnica popular de gerenciamento de tempo, pois ajuda a visualizar o que é mais importante.
Essa abordagem de gerenciamento de tempo envolve dividir suas tarefas nesses quadrantes:
- urgente e importante
- Não urgente, mas importante
- Urgente, mas não importante
- Não é urgente e não é importante
Considerar se sua tarefa é urgente e/ou importante ajuda você a perceber se deve priorizá-la ou não. Tarefas urgentes devem ser feitas primeiro – especialmente se também forem importantes.
Trabalhe nas tarefas em ordem de urgência e saiba que é improvável que você conclua todas elas. Este exercício também pode ajudá-lo a identificar onde você precisa delegar ou solicitar mais recursos. 🙌
Construir sua própria Eisenhower Matrix pode ser demorado, mas felizmente já criamos um poderoso ClickUp Eisenhower Matrix Template para ajudar a acelerar o processo. Adicione à sua lista de tarefas e você estará no caminho para um melhor gerenciamento de tempo e tarefas.
5. Tente fazer as coisas (GTD)
Nossas mentes estão constantemente ocupadas, o que pode dificultar a compreensão do que fazer a seguir. O popular método Getting Things Done (GTD) de David Allen ajuda você a processar seus objetivos e tarefas, para que você possa descobrir um caminho acionável a seguir.
O processo GTD acontece em cinco etapas:
- Capturar ideias e tarefas
- Esclareça e processe se eles são acionáveis
- Organize em acionáveis e não acionáveis e agrupe por tarefa
- Reflita para garantir que sua lista ainda seja relevante
- Envolva-se com sua lista de tarefas e faça as coisas
Este é um sistema de gerenciamento de tempo pesado que requer manutenção, mas pode ser uma maneira valiosa de ajudá-lo a priorizar e seguir em frente, se isso for algo com o qual você luta.
Use o bloco de notas ClickUp para ajudá-lo a trabalhar no processo GTD. Quando terminar, converta facilmente suas anotações em tarefas, adicione-as à sua lista de tarefas e priorize-as de acordo. ✅
Ou use o modelo ClickUp Getting Things Done com campos personalizados pré-construídos para categorizar itens de trabalho em diferentes contextos. Priorize tarefas com base no contexto, data de vencimento, esforço necessário e muito mais, enquanto simplifica seu processo com documentos colaborativos acessíveis pela equipe.
6. Use um quadro Kanban
Para ser realmente eficaz no gerenciamento de projetos, você precisa saber exatamente em que estágio suas tarefas estão. É aí que entra a abordagem Kanban. Com um quadro Kanban, você pode visualizar onde seus projetos e tarefas estão no processo, para que você possa lidar proativamente com obstáculos e desafios. 🤩
Um quadro Kanban tem diferentes colunas relacionadas ao status do projeto, como:
- Não foi iniciado
- Iniciado
- Em andamento
- Em revisão
- Preparar
Em seu quadro, você pode atribuir tarefas a cada seção ou arrastar e soltar uma tarefa específica na coluna correta. Você pode ver rapidamente onde está, identificar obstáculos e verificar os membros da equipe para garantir que eles estejam no caminho certo.
Adicione um quadro Kanban ao seu fluxo de trabalho se quiser uma visão melhor do que está acontecendo com seus projetos. Use um de nossos modelos de quadro Kanban e conecte seus dados ou personalize-o ainda mais para criar uma maneira totalmente personalizada de gerenciar todas as tarefas e tempo.
7. Acompanhe seu tempo
Você pode pensar que é superprodutivo ou saber que está ficando para trás, mas a única maneira de realmente medir isso é controlar seu tempo. Acompanhar seu tempo fornece dados valiosos que você pode usar para mudar a maneira como trabalha para melhor.
Ao longo do dia você está trabalhando em tarefas importantes, mas pequenas tarefas e distrações também aparecem. Acompanhar seu tempo ajuda a ver quanto tempo você gasta verificando as mídias sociais, respondendo a e-mails, ajudando colegas de trabalho e todas as outras tarefas que você pode não realizar. 📚
Se você já é um usuário do ClickUp, não precisa de uma ferramenta de controle de tempo dedicada para ajudá-lo a ver quanto tempo gasta em cada tarefa.
Nosso recurso integrado de controle de tempo do projeto ClickUp oferece uma maneira rápida e simples de controlar seu tempo, criar modelos de controle de tempo , definir estimativas de tempo e visualizar relatórios sobre como você está gastando seu tempo. Você também pode usar nossos modelos de quadro de horários para apresentar uma nova maneira de visualizar o tempo gasto em sua equipe.
8. Aplique o princípio de Pareto
Existe uma regra popular que diz que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Isso é conhecido como análise de Pareto ou princípio de Pareto, e é outra maneira de abordar seus hábitos de gerenciamento de tempo.
Entender que apenas uma pequena minoria do seu trabalho o leva adiante o encoraja a identificar essas tarefas que mudam o jogo. Quando você os encontra, sabe que deve apostar tudo e colocar seu foco nessas tarefas para obter os melhores resultados. Dicas de gerenciamento de tempo, como o princípio de Pareto, ajudam você a manter o foco e evitar distrações no trabalho intenso. 👀
O ClickUp é um local útil não apenas para registrar sua lista de tarefas, mas também para priorizar suas tarefas importantes. Nosso recurso de tarefas está repleto de opções personalizáveis para ajudá-lo a visualizar o que é relevante, sinalizar suas tarefas mais valiosas e marcá-las quando terminar.
9. Limite a troca de contexto
Embora algumas pessoas afirmem ser ótimas em multitarefa, geralmente você precisa de períodos de foco profundo para atingir seus objetivos. A troca de contexto, onde você salta de uma tarefa para outra, apresenta momentos de procrastinação e baixa produtividade.
Para algumas pessoas, isso acontece com mais frequência do que nunca, portanto, os hacks de produtividade que ajudam a limitar a troca de contexto tornam-se inestimáveis. Encontre maneiras de permanecer na zona e limitar a troca de contexto.
Coloque seu telefone em outro lugar, desligue as notificações, feche janelas e aplicativos e torne-se indisponível para outras pessoas. Crie o tipo de ambiente que promove o trabalho profundo. ✨
Existem várias maneiras pelas quais o ClickUp pode ajudá-lo a manter o foco e limitar a troca de contexto. Recupere seu foco gerenciando suas notificações , abra tarefas no modo de tela inteira para evitar distrações e trabalhe offline para permanecer no modo de foco por mais tempo.
10. Aprenda a dizer não
Esta não é apenas uma técnica de gerenciamento de tempo para o trabalho, mas se aplica a toda a sua vida. Aprenda a dizer não, para não acabar sobrecarregado e incapaz de concluir qualquer coisa.
Sempre há mais trabalho a fazer e sempre há um colega de trabalho que precisa de sua ajuda por apenas cinco minutos. Sempre há mais reuniões, mais projetos e mais oportunidades relacionadas ao trabalho. Aprenda a dizer não, proteja seu tempo e dedique sua energia às tarefas que mais importam. 🙌
Nem sempre é fácil dizer não, especialmente para seu gerente ou alguém que você deseja ajudar, mas para quem não tem tempo. Tente dizer “Eu adoraria ajudar, mas não posso até o encontro X” ou “Claro, posso pegar isso, mas o que devo largar em vez disso?”
Essas respostas reforçam o valor do seu tempo e dão ao responsável pela tarefa a oportunidade de priorizar novamente sua própria lista de tarefas.
11. Tente caixa de entrada zero
Algumas pessoas usam suas caixas de entrada como uma lista de tarefas. Embora isso funcione às vezes, para outras pessoas, a caixa de entrada pode ser uma fonte de pavor. Solicitações concorrentes de informações, distrações sem fim e conversas que simplesmente não precisam de sua atenção.
Para ajudar a combater a procrastinação, tente zerar a caixa de entrada.
A caixa de entrada zero é onde você limpa sua caixa de entrada até o final do dia e tenta mantê-la assim. Comece o dia revisando sua caixa de entrada e categorizando cada item.
Se for uma tarefa pequena, faça-a imediatamente e exclua ou arquive o e-mail. Para outras tarefas que precisam de uma resposta, mas não imediatamente, arquive-as em uma pasta para lidar com elas mais tarde. Dessa forma, sua caixa de entrada parece organizada e intencional – não um lugar onde você está sempre lutando para se atualizar. 🌻
12. Use a técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo, continua sendo uma das formas mais populares de fazer as coisas e se manter produtivo. Essa ferramenta de gerenciamento de tempo envolve trabalhar em blocos de tempo focados e, em seguida, fazer pausas antes de retornar ao que estava trabalhando.
Essa técnica de gerenciamento de tempo promove a necessidade de pausas e descanso entre as tarefas e pode ajudar a evitar a procrastinação.
Se seguir os horários habituais do aplicativo Pomodoro não funcionar para você, tente o timeboxing. Segue um princípio semelhante de trabalhar em blocos de tempo, mas você é livre para atribuir limites de tempo e quanto tempo duram seus intervalos de descanso.
Graças à nossa integração com o aplicativo Pomodone , usar a técnica Pomodoro enquanto você trabalha no ClickUp é ainda mais fácil. Use a integração para controlar seu tempo entre tarefas, fazer pausas naturais e ver relatórios sobre como você está trabalhando. 👀
13. Use o Método de Planejamento Rápido
Para pessoas que querem sair de sua zona de conforto e considerar uma abordagem mais abrangente para o gerenciamento de tempo, vale a pena considerar o Método de Planejamento Rápido (RPM) de Tony Robbins.
Essa abordagem o encoraja a explorar seus desejos, propósitos e requisitos, para que você possa agir para que isso aconteça. RPM significa:
- Orientado para resultados
- Com propósito
- Plano de ação massivo
É uma técnica que o leva a observar como as tarefas se encaixam em seu plano geral de trabalho (ou vida). Com o tempo, pode ajudá-lo a priorizar tarefas e projetos que o levam ao seu destino e dizer não ou delegar as tarefas que não o fazem. 👋
14. Experimente o agrupamento de tarefas
Se você trabalha com muitas tarefas pequenas, o agrupamento de tarefas pode revolucionar sua produtividade e ajudá-lo a fazer mais. O agrupamento de tarefas envolve agrupar tarefas semelhantes e, em seguida, trabalhar com elas todas de uma vez. ⚒️
O lote de tarefas é um antídoto útil se você estiver propenso a troca de contexto. Em vez de alternar entre as tarefas diárias por capricho, você pode atribuir tarefas específicas a um período de tempo e entrar na zona.
Isso também não funciona apenas para tarefas – tente fazer chamadas telefônicas em lote ou agendar todas as suas reuniões em um dia da semana. Isso é ideal para equipes de vendas que tentam atender várias ligações ou e-mails ao mesmo tempo.
15. Use inteligência artificial (IA)
Existem centenas de aplicativos de IA surgindo todos os dias. Embora isso possa ser esmagador, também apresenta uma oportunidade interessante – o que você pode automatizar, acelerar ou melhorar com a ajuda da inteligência artificial?
Existem aplicativos com tecnologia de IA que ajudam a gerar imagens, escrever conteúdo, resumir videochamadas e muito mais. Embora nenhuma IA seja perfeita ainda, esses aplicativos ajudam bastante a remover tarefas da sua lista de tarefas. Com essas tarefas menores fora de sua lista, você está livre para se concentrar nas áreas que causam maior impacto.
Ferramentas e recursos baseados em IA, como o ClickUp AI, ajudam você a elevar sua produtividade a novos níveis. Crie itens de ação, resuma anotações de reuniões, edite cópias, formate conteúdo e faça um brainstorm de ideias com a ajuda da inteligência artificial.
Em vez de passar horas pensando na linha de assunto de e-mail perfeita, peça à nossa IA para fazer sua mágica e fornecer algumas opções. Estamos apenas no começo aqui e há muito mais potencial pela frente para as equipes que investem no poder da IA. 🤩
Prepare-se para o sucesso com essas dicas de gerenciamento de tempo
Mudar a maneira como você pensa e usa o tempo não acontece em um instante. Reserve algum tempo para considerar essas técnicas de gerenciamento de tempo, descubra quais provavelmente funcionarão para você e experimente.
Você não encontrará a abordagem certa imediatamente, mas sempre aprenderá algo novo sobre si mesmo.
Se você está pronto para transformar seus novos hábitos de gerenciamento de tempo em uma tendência para ser mais produtivo, experimente o ClickUp gratuitamente .
O ClickUp não é apenas um lugar para controlar seu tempo ou sinalizar a prioridade de seus objetivos – é o hub de produtividade definitivo. Gerencie seu trabalho, colabore com os membros da equipe e adote uma abordagem de trabalho mais organizada.
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