3 exemplos de automação de processos de negócios (com modelos)

Você sabia que uma pequena startup norueguesa está prestes a lançar o processo de detecção de danos em carros mais rápido da história no momento em que este artigo foi publicado? 

Em média, esse processo leva 15 minutos para ser concluído, mas graças à tecnologia de IA e à automação de processos de negócios (BPA), Wenn conseguiu reduzir esse número para 6 segundos, ou seja, 99,33% menos do que o padrão atual do setor.

Embora possa parecer algo saído de um filme de ficção científica, interrupções como essas estão se tornando comuns graças à automação de processos de negócios (BPA).

No entanto, a relação entre automação e processos de negócios nem sempre é clara, e uma das melhores formas de entendê-la é observando exemplos, que é exatamente o que faremos neste artigo. Você verá exemplos reais de automação de processos de negócios desenvolvidos por ferramentas de gerenciamento de processos de negócios que qualquer pessoa pode implantar em minutos.

Agora, vamos definir a automação do processo de negócios para que estejamos todos na mesma página antes de mergulhar nos exemplos!

O que é automação de processos de negócios?

Em termos gerais, a automação de processos de negócios (BPA) refere-se ao uso de tecnologia para automatizar e otimizar processos de negócios, a fim de aumentar a eficiência operacional, reduzir erros humanos e custos e melhorar a produtividade geral. 

Em suma, o principal objetivo do BPA é a eficiência. ⚡️

O BPA é um esforço planejado e de alto nível para automatizar várias tarefas manuais em um processo para melhorar a produtividade e a eficiência . Essa é a estrela do norte de toda estratégia de BPA, o principal impulsionador por trás de todos os esforços para automatizar processos em uma empresa.

Como a automação de processos de negócios ajuda as organizações? 

Ao melhorar a eficiência dos processos de negócios, o BPA aumenta a produtividade, reduz os custos e permite que as pessoas se concentrem em atividades de alto valor que exigem experiência e criatividade humanas.

Isso se traduz em múltiplos benefícios, como: 

• Custos operacionais reduzidos
• Menos dependência de recursos humanos intensivos em capital
• Escalabilidade do processo
• Menos erros de entradas manuais
• Melhor atendimento ao cliente
• Operações comerciais simplificadas
• E mais

Além desses benefícios tangíveis e mensuráveis, o BPA pode melhorar a satisfação dos funcionários removendo as tarefas mais repetitivas de suas mãos e deixando-os com responsabilidades que exigem pensamento crítico, criatividade e habilidades de resolução de problemas.  

No geral, os benefícios do BPA são claros: ajudam as organizações a obter maior eficiência, precisão e consistência em suas operações, ao mesmo tempo em que reduzem custos e melhoram a satisfação de clientes e funcionários.

^{DICA PRO}
O mapeamento de processos é um elemento crucial na execução de fluxos de trabalho e processos de negócios eficientes. Use ferramentas de mapeamento de processos confiáveis ​​e altamente funcionaise o modelo de fluxograma de processo da ClickUp para criar uma representação visual de seus processos. Criar um fluxograma detalhado antes de configurar sua automação pode ajudar a garantir que o processo seja tranquilo e sem erros.

Baixar este modelo

O BPA envolve soluções de software?

A resposta é sim. A automação de processos de negócios é feita principalmente com produtos de software dedicados e/ou código personalizado, geralmente, mas não exclusivamente, uma combinação de ambos. 

O software BPA pode envolver uma variedade de tecnologias, incluindo código, automação de processos robóticos (RPA), automação de fluxo de trabalho baseada em nuvem, aprendizado de máquina, inteligência artificial e processamento de linguagem natural. 

Além disso, mais de uma ferramenta pode ser usada para automatizar os processos de negócios ao mesmo tempo. Por exemplo, uma empresa pode usar ferramentas RPA para automatizar processos envolvendo aplicativos legados ou auto-hospedados e, em seguida, usar outro conjunto de ferramentas para automatizar processos e fluxos de trabalho envolvendo aplicativos baseados em nuvem ou APIs internas. 

As ferramentas e o software que permitem que as empresas automatizem os processos de negócios incluem o ClickUp e o Make , especialmente se sua pilha de aplicativos for baseada em nuvem, mas também existem outros softwares de automação de processos de negócios que você pode considerar, dependendo de suas necessidades, dos aplicativos que você usa e do processos em vigor.

^{DICA PRO}
A integração dopode economizar seu tempo e automatizar qualquer processo entre o ClickUp e outros aplicativos de trabalho — nenhuma habilidade técnica é necessária. Ao usar o ClickUp como um software BPA e conectá-lo ao Make, você poderá projetar, construir e automatizar fluxos de trabalho simples a complexos para otimizar seu trabalho. Basta definir gatilhos e condições para automatizar centenas de ações e usar modelos pré-criados para ajudá-lo a começar imediatamente.

Que tipo de processos se enquadram na categoria BPA?

É importante observar que o BPA abrange muitas atividades, desde a entrada manual de dados todos os dias até a automação de processos, fluxos de trabalho e tarefas inteiros. A diferença entre eles está na complexidade, número de tarefas ou etapas e subtarefas envolvidas. 

Por exemplo, sua estratégia de BPA pode prever a automação de todo um processo de contratação de candidatos ou integração de funcionários. Esse processo incluiria fluxo de trabalho e tarefas específicas também. Um exemplo de fluxo de trabalho dentro desse processo seria coordenar o processo de entrevista com os candidatos e agendar sessões de treinamento.  

E dentro desse fluxo de trabalho, tarefas específicas também podem ser automatizadas, como criar reuniões do Zoom, enviar convites para essas reuniões por e-mail, armazenar as gravações da reunião para análise posterior e assim por diante. A automação de processos digitais simplificará e agilizará todas essas tarefas, fluxos de trabalho e processos.

Quais processos de negócios podem ser automatizados? 

O número de processos de negócios que podem ser automatizados pode ser contado aos milhares. De fato, a maioria dos processos de negócios pode ser automatizada, total ou parcialmente, independentemente de área ou departamento.

Por exemplo, o RH pode automatizar processos , como recrutamento , integração e desligamento de funcionários. O marketing pode automatizar praticamente qualquer processo manual, desde pesquisa de palavras-chave e produção de conteúdo até campanhas publicitárias e gerenciamento de mídia social . A TI, é claro, é outra área que pode agilizar processos com automação, incluindo rastreamento de bugs, monitoramento, desenvolvimento de aplicativos, gerenciamento de banco de dados e outros processos manuais.

Praticamente não há limites para o que você pode fazer com as ferramentas e plataformas certas, e é isso que mostraremos a seguir: exemplos de automação de BPA que você pode implementar imediatamente com a integração Make e ClickUp.

^{DICA PRO}
Aprenda a criar automação no ClickUp e dê uma olhada em 10 exemplos de automação para ajudá-lo a criar fluxos de trabalho automatizados, aumentar a produtividade e aproveitar modelos para economizar tempo.

3 exemplos reais de automação de processos de negócios

Exemplo 1: Documentação do Processo de Negócios

Ideia de automação: fluxo de trabalho de revisão de documentos

A revisão de documentos é uma tarefa que pode ser encontrada em vários processos na maioria das organizações. 

De contratos e acordos de nível de serviço a postagens de blog e lançamentos de relações públicas, as empresas passam inúmeras horas certificando-se de que os documentos sejam revisados ​​antes de cumprirem sua finalidade. E embora a parte de revisão possa ser delicada, todas as etapas que a envolvem podem ser facilmente automatizadas com ferramentas como o Make.

Este modelo inclui Google Drive, ClickUp, Make e Slack e permite que você automatize o processo de revisão de documentos em geral “observando” novos documentos do Google em uma pasta do Google Drive.

Depois que um arquivo é carregado no Google Drive, o Make cria e atribui uma tarefa no ClickUp e envia o arquivo em questão pelo Slack para a pessoa designada para revisá-lo.  

O resultado é um processo ágil de revisão de documentos que entrega os documentos aos revisores e cria o rastro de papel necessário, tudo sem intervenção humana.

Exemplo 2: Vendas

Ideia de automação: acionar tarefas para nutrir e converter novos leads

As oportunidades do Salesforce geralmente acionam uma série de tarefas relacionadas que são fundamentais para fechar um negócio em potencial. Essas tarefas podem ser qualquer coisa, desde o envio de documentos com informações extras até a atribuição de um especialista e, muitas vezes, colocar essas tarefas em ação requer uma ação manual da pessoa que criou a oportunidade do Salesforce em primeiro lugar.

Isso está longe do ideal, pois consome recursos e está sujeito a erros (geralmente alguém se esquece de atribuir as tarefas necessárias). No entanto, também é evitável e fácil de automatizar.

Este modelo, que inclui ClickUp, Make, Salesforce, Slack e Flow Control, é incrivelmente útil para isso, pois permite automatizar o processo de nutrição de leads — acione qualquer tarefa que você possa imaginar após a criação de uma oportunidade no Salesforce. 

Vamos imaginar um caso de uso simples para isso: Você tem um eBook para gerar leads e oferece gratuitamente para quem lhe fornecer seus dados de contato. 

Depois que um novo lead aparece, você cria a oportunidade do Salesforce e precisa alimentá-lo por e-mail e redirecioná-lo com anúncios do Facebook. 

Com o modelo acima, você pode acionar essas (e mais) tarefas automaticamente todas as vezes.

Exemplo 3: análise da Web

Ideia de automação: rastrear e agregar dados de desempenho da web

Assim como revisar documentos, acompanhar o desempenho do site é algo que a maioria das empresas, se não todas, precisam fazer constantemente.

No entanto, há um problema: o Google Analytics não é exatamente um aplicativo extremamente rápido e fazer login todos os dias para obter os dados é uma grande perda de tempo.

Mas, novamente, você pode automatizar todo o processo e começar a receber os dados em vez de procurá-los.

Além de agregar dados analíticos em uma planilha , o Make pode atribuir a qualquer pessoa a tarefa de revisá-los, criando uma tarefa no ClickUp – dessa forma, nenhum evento importante ficará despercebido.

Como automatizar seu primeiro processo de ClickUp

Existem duas maneiras fáceis de começar a automatizar os processos do ClickUp. 

A primeira opção é contar com ClickUp Automation , uma série de soluções nativas oferecidas pela ClickUp. 

Você encontrará muito valor nesta oferta se confiar no ClickUp para executar e acompanhar os principais processos de negócios.

A segunda opção é integrar uma plataforma de automação como Make , que permite projetar, construir e automatizar qualquer coisa em uma plataforma visual.

Se você tem uma pilha crescente de aplicativos em nuvem e deseja dimensionar sua estratégia de automação, encontrará em Make uma solução exclusiva capaz de lidar com qualquer tipo de processo.

Palavras finais: uma tendência a ter em mente

Uma das coisas mais interessantes sobre a automação é que, de acordo com o relatório State of SaaSOps de 2023 , 7 em cada 10 empresas já automatizaram pelo menos um processo-chave e 4 em cada 10 têm funções de automação dedicadas. 

Isso fala muito sobre automação de processos de negócios: não é apenas uma possibilidade, como algo que pode acontecer ou não.

Em vez disso, é algo que já está sendo implantado nas principais empresas do mercado. 

Diante disso e de como as ferramentas de automação são fáceis de usar hoje em dia, é apenas uma questão de tempo até que todas as empresas comecem a se livrar do enfadonho e repetitivo e mudem para atividades gratificantes para impulsionar seus negócios e reduzir os riscos devido a erro humano.

E a melhor maneira de dar o pontapé inicial nesses esforços é usar dois poderosos softwares de automação de processos de negócios juntos: ClickUp e Make . Com essas ferramentas, você poderá criar facilmente processos de negócios automatizados com o mínimo de intervenção e esforço humanos.

É hora de sobrecarregar o seu negócio. Comece sua transformação digital com o software BPA hoje — automatize os processos manuais para trabalhar com mais rapidez e inteligência do que nunca. ⚡️