¿Sabías que una pequeña startup noruega está a punto de lanzar elproceso de detección de daños en automóvilesmás rápido de la historia en el momento en que se publicó este artículo?
En promedio, este proceso tarda 15 minutos en completarse, pero gracias a la tecnología de inteligencia artificial y la automatización de procesos comerciales (BPA),Wennlogró reducir este número a 6 segundos, que es un 99,33% menos que el estándar actual de la industria.
Si bien puede parecer algo sacado de una película de ciencia ficción, interrupciones como estas se están volviendo comunes gracias a la automatización de procesos de negocios (BPA).
Sin embargo, la relación entre la automatización y los procesos de negocios no siempre está clara, y una de las mejores maneras de entenderla es mirando ejemplos, que es exactamente lo que haremos en este artículo. Verá ejemplos de automatización de procesos comerciales del mundo real impulsados porherramientas de administración de procesos comercialesque cualquiera puede implementar en minutos.
Ahora, definamos la automatización de procesos comerciales para que todos estemos en la misma página antes de sumergirnos en los ejemplos.
¿Qué es la automatización de procesos comerciales?
En términos generales, la automatización de procesos comerciales (BPA) se refiere al uso de tecnología para automatizar y optimizar los procesos comerciales con el fin de aumentar la eficiencia operativa, reducir los errores y costos humanos y mejorar la productividad general.
En resumen, el objetivo principal de BPA es la eficiencia. ⚡️
BPA es un esfuerzo planificado de alto nivel para automatizar múltiples tareas manuales en unproceso para mejorar la productividad y la eficiencia. Esta es la estrella del norte de toda estrategia BPA, el principal impulsor detrás de todos los esfuerzos para automatizar procesos en una empresa.
¿Cómo ayuda la automatización de procesos comerciales a las organizaciones?
Al mejorar la eficiencia de los procesos empresariales, BPA aumenta la productividad, reduce los costos y permite que las personas se concentren en actividades de alto valor que requieren experiencia y creatividad humanas.
Esto se traduce en múltiples beneficios, como:
- Costos operativosreducido
- Menos dependencia de recursos humanos que requieren mucho capital
- Escalabilidad del proceso
- Menos errores de entrada manual
- Mejor servicio al cliente cliente
- Operaciones comerciales simplificadas
- Y más
Además de estos beneficios tangibles y mensurables, BPA puede mejorar la satisfacción de los empleados al quitarles de encima las tareas más repetitivas y dejarles con responsabilidades que requieren pensamiento crítico, creatividad y habilidades de resolución de problemas.
En general, los beneficios de BPA son claros: ayuda a las organizaciones a lograr una mayor eficiencia, precisión y coherencia en sus operaciones, al tiempo que reduce los costos y mejora la satisfacción de los clientes y empleados.
CONSEJO PROFESIONAL
El mapeo de procesos es un elemento crucial en la ejecución de flujos de trabajo y procesos de negocios eficientes.Utilice herramientas de mapeo de procesosconfiables y altamente funcionales y laplantilla de diagrama de flujo de procesos ClickUppara crear una representación visual de sus procesos. Crear un diagrama de flujo detallado antes de configurar su automatización puede ayudar a garantizar que el proceso sea fluido y libre de errores.
¿BPA se trata de software?
La respuesta es sí. La automatización de procesos de negocio se realiza principalmente con productos de software dedicados y/o código personalizado, generalmente, pero no exclusivamente, una combinación de ambos.
El software BPA puede implicar una variedad de tecnologías, incluido el código, la automatización de procesos robóticos (RPA), la automatización del flujo de trabajo basada en la nube, el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural.
Además, se puede utilizar más de una herramienta para automatizar procesos comerciales al mismo tiempo. Por ejemplo, una empresa podría usar herramientas RPA para automatizar procesos que involucran aplicaciones heredadas o autohospedadas y luego usar otro conjunto de herramientas para automatizar procesos y flujos de trabajo que involucran aplicaciones basadas en la nube o API internas.
Las herramientas y el software que permiten a las empresas automatizar los procesos de negocio incluyenClickUpyMakeespecialmente si su aplicación stack está basado en la nube, pero también hay otro software de automatización de procesos empresariales que podría considerar según sus necesidades, las aplicaciones que utiliza y los procesos implementados.
CONSEJO PROFESIONAL
Lala integración puede ahorrarle tiempo y automatizar cualquier proceso entre ClickUp y otras aplicaciones de trabajo; no se requieren habilidades técnicas. Al utilizar ClickUp como software BPA y conectarlo a Make, podrá diseñar, crear y automatizar flujos de trabajo desde simples hasta complejos para optimizar su trabajo. Simplemente configure activadores y condiciones para automatizar cientos de acciones y use plantillas prediseñadas para ayudarlo a comenzar de inmediato.
¿Qué tipo de procesos entran en la categoría BPA?
Es importante tener en cuenta que BPA abarca muchas actividades, desde la entrada manual de datos todos los días hasta la automatización de procesos, flujos de trabajo y tareas completos. La diferencia entre ellos está en la complejidad, número de tareas o pasos y subtareas involucradas.
Por ejemplo, su estrategia BPA puede contemplar la automatización de todo un proceso de contratación de candidatos o de incorporación de empleados. Este proceso incluiría flujo de trabajo y tareas específicas también. Un ejemplo de un flujo de trabajo dentro de este proceso sería coordinar elproceso de entrevistacon los candidatos y programar sesiones de capacitación.
Y dentro de este flujo de trabajo, también se pueden automatizar tareas específicas, como crear reuniones de Zoom, enviar invitaciones a esas reuniones por correo electrónico, almacenar grabaciones de reuniones para su posterior revisión, etc. La automatización de procesos digitales simplificará y acelerará todas estas tareas, flujos de trabajo y procesos.
¿Qué procesos comerciales se pueden automatizar?
El número de procesos empresariales que se pueden automatizar se puede contar por miles. De hecho, la mayoría de los procesos empresariales se pueden automatizar, total o parcialmente, independientemente del área o departamento.
Por ejemplo,RRHH puede automatizar procesos, comocontratación, incorporación y despido de empleados. El marketing puede automatizar prácticamente cualquier proceso manual, desde la investigación de palabras clave y la producción de contenido hasta campañas publicitarias y gestión de redes sociales. TI, por supuesto, es otra área que puede agilizar los procesos con automatización, incluido el seguimiento de errores, la supervisión, el desarrollo de aplicaciones, la gestión de bases de datos y otros procesos manuales.gestión de redes sociales. Por supuesto, la TI es otra área que puede agilizar los procesos con la automatización, incluido el seguimiento de errores, la supervisión, el desarrollo de aplicaciones, la gestión de bases de datos y otros procesos manuales.
Prácticamente no hay límites para lo que puede hacer con las herramientas y plataformas adecuadas, y eso es lo que le mostraremos a continuación: ejemplos de automatización de BPA que puede implementar de inmediato con la integración de Make y ClickUp.
CONSEJO PROFESIONAL
Aprenda cómo para crear automatización en ClickUp y eche un vistazo a 10ejemplos de automatizaciónque le ayudarán a crear flujos de trabajo automatizados, aumentar la productividad y aprovechar las plantillas que le ahorrarán tiempo.
3 ejemplos de procesos empresariales de automatización del mundo real
Ejemplo 1:Documentación de procesos comerciales
Idea de automatización: flujo de trabajo de revisión de documentos
La revisión de documentos es una tarea que se puede encontrar en múltiples procesos en la mayoría de las organizaciones.
Desde contratos y acuerdos de nivel de servicio hasta publicaciones de blogs y comunicados de relaciones públicas, las empresas dedican innumerables horas a asegurarse de que los documentos se revisen antes de que cumplan su propósito. Y aunque la parte de revisión puede ser complicada, todos los pasos que la rodean se pueden automatizar fácilmente con herramientas como Make.
Esta plantilla incluye Google Drive, ClickUp, Make y Slack y le permiteautomatiza el proceso de revisión de documentosgeneralmente “observando” nuevos documentos de Google en una carpeta de Google Drive.
Una vez que se carga un archivo en Google Drive, Make crea y asigna una tarea en ClickUp y envía el archivo en cuestión a través de Slack a la persona designada para revisarlo.
El resultado es un proceso ágil de revisión de documentos que entrega documentos a los revisores y crea el rastro en papel necesario, todo sin intervención humana.
Ejemplo 2: Ventas
Idea de automatización: desencadenar tareas para nutrir y convertir nuevos clientes potenciales
Las oportunidades de Salesforce normalmente desencadenan una serie de tareas relacionadas que son fundamentales para cerrar un acuerdo potencial. Estas tareas pueden ser cualquier cosa, desde enviar documentos con información adicional hasta asignar un experto y, a menudo, poner en práctica estas tareas requiere la acción manual de la persona que creó la oportunidad de Salesforce en primer lugar. Sin embargo, también es evitable y fácil de automatizar.
Esto está lejos de ser ideal, ya que consume recursos y es propenso a errores (normalmente alguien se olvida de asignar las tareas necesarias). Sin embargo, también es evitable y fácil de automatizar.
Esta plantilla, que incluye ClickUp, Make, Salesforce, Slack y Flow Control, es increíblemente útil para esto, ya que le permite automaticeel proceso de desarrollo de clientes potenciales: active cualquier tarea que pueda imaginar después de crear una oportunidad en Salesforce.
Imaginemos un caso de uso simple para esto: tienes un libro electrónico para generar clientes potenciales y lo ofreces de forma gratuita a cualquiera que te proporcione sus datos de contacto.
Una vez que aparece un nuevo cliente potencial, usted crea la oportunidad de Salesforce y necesita nutrirla por correo electrónico y reorientarla con anuncios de Facebook.
Con el modelo anterior, puede activar estas (y más) tareas automáticamente cada vez.
Ejemplo 3: análisis web
Idea de automatización: rastrear y agregar datos de rendimiento web
Así, como revisar documentos, el seguimiento del rendimiento del sitio web es algo que la mayoría de las empresas, si no todas, deben hacer constantemente.
Sin embargo, hay un problema: Google Analytics no es exactamente una aplicación increíblemente rápida e iniciar sesión todos los días para obtener los datos es una enorme pérdida de tiempo.
Pero, de nuevo, puedes automatizar todo el proceso y comenzar a recibir los datos en lugar de buscarlos.
Además deagrega datos analíticos en una hoja de cálculo, Make puede asignar a cualquier persona la tarea de revisarlos creando una tarea en ClickUp; de esta manera ningún evento importante pasa desapercibido.
Cómo automatizar su primer proceso ClickUp
Hay dos formas sencillas de comenzar a automatizar procesos desde ClickUp.
La primera opción es confiar enClickUp Automation, una serie de soluciones nativas ofrecidas por ClickUp.
Encontrará mucho valor en esta oferta si confía en ClickUp para ejecutar y realizar un seguimiento de sus procesos comerciales principales.
La segunda opción es integrar una plataforma de automatización comoMake, que le permite diseñar, construir y automatizar cualquier cosa en una plataforma visual.
Si tiene una pila cada vez mayor de aplicaciones en la nube y desea escalar su estrategia de automatización, encontrará una solución única capaz de manejar cualquier tipo de proceso.
Palabras finales: una tendencia a tener en mind
Una de las cosas más interesantes de la automatización es que, según elinforme sobre el estado de SaaSOps de 2023, 7 de cada 10 empresas ya han automatizado al menos un proceso clave y 4 de cada 10 tienen funciones de automatización dedicadas.
Esto dice mucho sobre la automatización de procesos de negocio: no es sólo una posibilidad, como algo que puede suceder o no.
Al contrario, es algo que ya se está implementando en las principales empresas del mercado.
Teniendo en cuenta esto y lo fáciles de usar que son las herramientas de automatización hoy en día, es solo cuestión de tiempo antes de que todas las empresas comiencen a deshacerse de lo aburrido y repetitivo y cambien a actividades gratificantes para impulsar su negocio y reducir los riesgos debidos al error humano.
Y la mejor manera de impulsar estos esfuerzos es utilizar dos potentes software de automatización de procesos de negocio juntos: ClickUp y Make . Con estas herramientas, podrá crear fácilmente procesos comerciales automatizados con una mínima intervención y esfuerzo humano.
Es hora de potenciar su negocio. Comience su transformación digital con el software BPA hoy: automatice los procesos manuales para trabajar más rápido e inteligentemente que nunca. ⚡️
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