Urgente x importante: qual é a diferença?

Por volta dos seis ou oito anos, tomamos consciência do conceito de “tempo” .

Começamos a entender segundos, minutos, horas e nossa percepção da passagem do tempo.

Logo depois, começamos a desenvolver hábitos e tomar decisões sobre como usar nosso tempo.

Em nossos estágios de desenvolvimento, os outros geralmente ditam como devemos gastar nosso tempo. No entanto, à medida que nos tornamos profissionais, temos cada vez mais autonomia com o nosso tempo.

Desenvolvemos nossos próprios sistemas pessoais para gastar nosso tempo – às vezes com sucesso, às vezes não.

E cada um de nós deve decidir: como posso usar meu tempo de maneira mais eficaz?

Nesse processo de decisão, podemos ser levados a pensar que as tarefas são importantes quando não são. Ou adiamos os itens mais importantes da nossa lista de tarefas porque geralmente são os mais difíceis.

E aí confundimos o que é urgente e o que é importante.

Essa é uma distinção crucial que pode alterar nossas prioridades e listas de tarefas .

Antes de prosseguir, veja como definiremos esses termos:

Índice

Urgente:

Itens que exigem atenção imediata.

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Importante:

Itens que afetam seus objetivos e estratégia de longo prazo

Uma maneira de pensar sobre o que você precisa fazer e o que deseja fazer é colocar suas tarefas em uma matriz de gerenciamento de tempo, geralmente conhecida como Matriz de Eisenhower .

Nomeado em homenagem ao ex-presidente dos EUA, esse método foi popularizado por Stephen Covey em 7 hábitos de pessoas altamente eficazes .

Aqui está a aparência do quadrante com alguns exemplos relevantes para o trabalho:

	Urgente	Não urgente
Importante	Prazo para enviar um depósito para um eventoarquivo para a apresentaçãoUm erro embaraçoso em seu feed de mídia social	Desenvolvendo um novo hábitoCriando uma nova estratégia
Sem importância	Reuniões “urgentes”Exigências dos outros sobre o seu tempo	Verificar obsessivamente o Facebook, Snapchat, Instagram ou outras mídias sociaisVerificando seus sites de notícias favoritos… de novoComprar online

Quadrante 1: Urgente e Importante

Estas são as coisas que você deve fazer imediatamente ou logo haverá consequências negativas. Podem ser revisões e alterações imediatas que você precisa fazer antes de um prazo e podem ter outras implicações sensíveis ao tempo.

Essas atividades de alto valor trarão ganhos para sua empresa que também devem ser feitos imediatamente.

Quadrante 1 Exemplos urgentes e importantes:

Prazo para enviar um depósito para um evento
arquivo para a apresentação
Um erro embaraçoso em seu feed de mídia social
Teste de recursos antes do dia do lançamento

A menos que você seja um cirurgião de trauma ou algo heróico, não é aqui que a maior parte do seu trabalho deveria ser.

Quadrante 2: Não urgente, mas importante

Aqui está o ponto ideal para priorizar seu trabalho.

Seu trabalho mais produtivo pode acontecer aqui. É para isso que você está construindo. Esses projetos, tarefas e outros itens de ação são os tijolos que ajudam você a alcançar suas iniciativas de longo prazo.

Estes não são imediatamente urgentes, mas ajudam você a alcançar o sucesso em seus objetivos.

Às vezes, essas tarefas incluem apagar incêndios que podem não ser de sua responsabilidade ou que nem deveriam ter acontecido.

Quadrante 2 Exemplos importantes/não urgentes:

Desenvolvendo um novo hábito
Criando uma nova estratégia
Trabalhando em seu relatório trimestral (antes do final do trimestre)
Planejando o orçamento
Escrevendo código para o novo lançamento de recurso do produto
Criando um protótipo e MVP

É assim que a maior parte do seu trabalho diário *deveria* ser.

Se você está gastando muito tempo nos quadrantes um e três com emergências, precisa repensar, priorizar novamente ou encontrar mais recursos para ajudá-lo.

Quadrante 3: Urgente, mas sem importância

Este é o quadrante mais perigoso.

É aqui que muitos de nós também vivemos e respiramos sem querer.

É fácil para outras pessoas exigirem nosso tempo sem perceber exatamente o que estão fazendo.

O problema deles não é necessariamente sua emergência. Se eles estão tentando encontrar uma solução ou resposta rápida para algo que não está impulsionando os negócios, uma comunicação clara é extremamente importante.

Uma plataforma de produtividade como o ClickUp resolve isso.

Os usuários definem diferentes níveis de prioridade para tarefas, fornecem estimativas de tempo para garantir que o responsável conheça o escopo, enviam notificações de lembrete e retransmitem qualquer informação importante para toda a equipe. Isso ajuda a manter o trabalho e as expectativas alinhados e permite que você seja uma equipe mais eficaz .

Temos que ter cuidado, no entanto. Nossos telefones e ferramentas de comunicação são feitos para nos distrair a cada segundo. A sobrecarga de notificação é uma coisa real .

As notificações push em nosso telefone para aplicativos de mídia social nos fazem pensar que algo é urgente, mas na verdade não é – especialmente quando é apenas seu amigo mostrando como está se divertindo nas férias.

Interessante?

Talvez. Urgente? Sem chance.

Quadrante 4: sem importância, não urgente

Também conhecido como o quadrante da procrastinação.

Isso é o que você se vê fazendo, mesmo que não seja importante e não seja urgente. Basicamente, são as coisas que você está fazendo quando deveria estar trabalhando.

Isso não quer dizer que você nunca deva fazer uma pausa, recreação ou relaxamento. Mas, às vezes, as coisas boas podem ser elevadas ao máximo. E você não quer que eles se tornem isso para você.

Eles podem incluir coisas como:

Verificar obsessivamente o Facebook, Snapchat, Instagram ou outras mídias sociais
Verificando seus sites de notícias favoritos… de novo
Comprar online

Existem muitos aplicativos de produtividade excelentes no mercado hoje que podem ajudá-lo a manter o foco. Um dos meus favoritos é o Forest . Para cada bloco de tempo em que você é produtivo e não toca no telefone, uma árvore cresce.

Você pode até começar a construir uma floresta e compartilhar seu progresso com seus amigos. É um jogo que mantém você longe do telefone.

Reconhecendo a diferença entre urgente e importante

Outro ding na caixa de entrada do e-mail.

Mais telefonemas chegando.

E sabe o que isso significa? É hora da decisão.

Sim, cada e-mail individual pode fazer ou quebrar seus próximos minutos, próxima hora, todo o dia ou até toda a semana.

Se você decidir abrir o e-mail (talvez espere por um horário designado!), precisará tomar uma decisão.

Onde essa pergunta/solicitação se encaixa na Matriz de Eisenhower? Qual é a urgência e a importância relacionadas à tarefa?

A mídia social e o ciclo de notícias nos fazem pensar que cada item de quebra é urgente e exige nossa atenção imediata.

Temos que filtrar o ruído para encontrar o sinal verdadeiro.

Tarefas urgentes criam uma reação.

Queremos trabalhar imediatamente e pensar em uma resposta. Sim, alguns cargos exigem tomadas de decisão mais urgentes do que outros (alô operadores de emergência!). Mas sem os processos certos, ficaremos ansiosos e não processaremos da melhor maneira possível.

A pressa para obter uma resposta pode causar uma má decisão que pode prejudicar negativamente a produtividade no futuro – acrescentando mais problemas à nossa carga de trabalho.

Tarefas importantes nos dão tempo para estratégia. Esses projetos e tarefas são o que queremos que sejam realizados e esperamos contribuir. Essas são as tarefas para especificações de novos produtos, oferecendo um novo plano de negócios ou pensando nas metas financeiras para a equipe de vendas no próximo trimestre.

Tarefas importantes são itens de ação intencionais que precisam de atenção. Com essa atenção adicional, esperamos que o número de erros seja limitado.

É possível que as tarefas sejam urgentes e importantes quando uma decisão importante deve ser tomada imediatamente. Mas nem toda tarefa urgente é necessariamente importante.

O último e-mail do vendedor quer desesperadamente sua atenção. Eles estão fazendo parecer urgente, mas não é importante para você. Esta é uma tarefa para delegar.

Outras tarefas se tornam urgentes. Como um colega de trabalho reclamando sobre como precisa de ajuda imediatamente. Talvez eles possam descobrir sozinhos. Talvez a tarefa urgente/importante deles não seja sua emergência.

O problema de presumir que toda tarefa é urgente e importante é que você não terá tempo suficiente para pensar estrategicamente nas coisas.

É importante que você desenvolva uma estratégia de vendas. Pode até haver um pouco de urgência por trás disso. Mas se você dedicar alguns dias ou semanas para delinear cuidadosamente o plano, terá menos erros no back-end. Todas as tarefas importantes não podem ser feitas imediatamente – elas são importantes demais para isso e exigem atenção extra.

Mas ser urgente nos faz sentir importantes. A ocupação pode mascarar a falta de atenção estratégica. Grandes problemas organizacionais podem passar despercebidos por causa da ocupação.

Você pode estar perdendo oportunidades potenciais inexploradas porque não teve tempo para pensar em mudanças estratégicas importantes.

Pense em uma empresa como a Blockbuster ou a Borders.

Eram grandes firmas de aluguel de filmes e venda de livros. Eles perderam a mudança das marés.

Isso só poderia ser atribuído a eles perdendo tarefas importantes?

Claro que não. Mas você pode ver por que o tempo gasto em trabalho estratégico nem sempre é o mais “urgente”.

Quais tarefas vão em cada quadrante?

Como você decide o que vai para onde?

Isso é muito direto e vai bem em conjunto com os quadrantes. Eles vão ajudar:

Decida se é urgente, importante ou ambos
Analise o valor: Qual é o valor desta tarefa para sua gestão, organização e negócios? O que mudaria e melhoraria se você o concluísse ou avançasse?
Considere o tempo: quanto tempo você levará para fazer isso? São alguns minutos ou várias semanas? Vários meses? Se você criar um plano de projeto para lidar com iniciativas de grande escala, concluirá pequenas tarefas com um olho no quadro geral.
Pense em cortar: quais itens da sua lista ou projeto parecem irrelevantes? O que não é essencial? Se tarefas ou trabalhos puderem ser combinados, combine-os.
Pense em delegar: Existe uma tarefa que foi atribuída a você, mas está realmente sob a responsabilidade de outro membro da equipe? Ou existe algum colega mais qualificado ou mais capacitado para assumir? Entender seus limites e o que pode ser feito na prática também faz parte do processo de priorização.

Como você pode priorizar seu tempo na Eisenhower / matriz de gerenciamento de tempo?

Nem toda tarefa tem o mesmo peso. E uma tarefa que você considera urgente/importante pode ser considerada importante/não urgente por outra pessoa.

No entanto, você deve planejar o tempo especificamente para esses diferentes tipos de tarefas. Com o planejamento feito e agendado, você consegue trazer a energia e a mentalidade certa para cada um.

Em vez de apenas fazer o que vem a seguir em sua lista de tarefas, reserve um tempo todos os dias ou semanas para o urgente/importante e depois para o importante/não urgente.

Isso exige disciplina . Por exemplo, suas manhãs podem ser preenchidas com tarefas de primeira linha, urgentes e importantes. Então você pode gastar alguns minutos delegando outras tarefas urgentes/sem importância.

À tarde ou mais tarde à noite, quando tudo estiver resolvido, você pode se aprofundar no trabalho mais estratégico – o importante, mas não urgente.

Isso deixa as tarefas não urgentes/sem importância. Isso abrange uma gama completa, desde verificar suas mídias sociais até os planos de férias do próximo ano. Eventualmente, eles podem até ganhar uma posição em suas tarefas urgentes ou importantes.

Outra consideração importante: você pode fazer isso em 2 minutos ou menos?

Essa regra vem da metodologia Get Things Done de David Allen.

Ele diz que se você conseguir realizar a tarefa em menos de dois minutos, poderá fazê-la sozinho. Caso contrário, delegue ou revise mais tarde.

Como o ClickUp pode ajudá-lo a priorizar seu trabalho

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O ClickUp é uma plataforma de produtividade que pode mudar radicalmente a forma como você aborda seu trabalho.

Você pode organizar seus projetos com pastas e listas e, em seguida, atribuí-los à sua equipe para trabalhar ou atribuí-los a você mesmo. Esses recursos ajudarão você a determinar a diferença entre urgente e importante não apenas para você, mas para toda a sua equipe.

Metas: defina metas no ClickUp a cada dia, semana, mês, trimestre – o que você escolher. Anexe Key Results a cada meta (que geralmente inclui um número!) e, em seguida, vincule as tarefas a esses alvos também. Você pode pegar suas tarefas urgentes/importantes ou importantes/não urgentes e definir no que deseja trabalhar a cada semana.
Sinalizadores de prioridade: marque as tarefas que sua equipe cria com um nível de urgência, como alta, importante, normal ou baixa. Depois que sua equipe revisar ou ver uma tarefa com um sinalizador de prioridade, eles saberão no que trabalhar a seguir. Isso funciona bem para tarefas que podem ser entregues no mesmo dia.
Prazos/subtarefas: Prazos e subtarefas ajudam você a dividir ainda mais seu trabalho. Você pode ter várias tarefas que precisam ser feitas ao mesmo tempo, ou talvez uma tarefa se baseie na outra. Definir datas de vencimento para trabalhos importantes/não urgentes garante que você terá tempo para isso. Defina uma hora específica do dia para o vencimento de uma tarefa, se necessário. As subtarefas também ajudam a delegar trabalho, especialmente se uma tarefa for extremamente urgente ou precisar ser dividida em várias partes.
Comentários atribuídos: esse recurso exclusivo do ClickUp coloca os comentários no topo do fluxo de trabalho. Você pode atribuir ideias que aparecem nos comentários a outra pessoa da equipe. Em seguida, ele aparece em suas notificações e exibição de caixa, solicitando que a pessoa execute uma ação.
Múltiplas exibições: o ClickUp oferece a opção de classificar seu trabalho com Exibições necessárias (como uma lista ou quadro), mas também com um calendário e um gráfico de Gantt. Também fornecemos muitos filtros para configurar como você deseja que suas tarefas apareçam. Classifique por data de vencimento, status, responsável e muito mais. ClickUp oferece tudo.

Conclusão: a diferença entre urgente e importante afeta seu tempo

Pensar na diferença entre urgente e importante pode ter um efeito generalizado sobre o que você consegue com o seu tempo. Essas estratégias gerais de gerenciamento de tempo podem lhe dar mais foco.