Análise de fluxo de trabalho: 4 etapas para melhorar os fluxos de trabalho de sua equipe

As empresas funcionam em processos. Desde procedimentos de contratação até avaliações de risco e definição de metas, os processos e fluxos de trabalho são executados em segundo plano para garantir que você atinja seus objetivos. 

Verificar se você possui processos eficazes pode fazer a diferença quando se trata de ser bem-sucedido. Isso significa que você não pode simplesmente deixar os processos fazerem suas coisas, você deve desempenhar um papel ativo na criação, desenvolvimento e melhoria constante desses fluxos de trabalho.  

Uma maneira de fazer isso é conduzir a análise do fluxo de trabalho. Isso envolve revisar regularmente seus fluxos de trabalho e procedimentos para ver o que funciona bem e onde fazer melhorias. 

Aqui, vamos nos aprofundar na análise do fluxo de trabalho e listar os benefícios desse tipo de revisão. Além disso, mostraremos os diferentes tipos de análise de fluxo de trabalho, ofereceremos uma abordagem passo a passo para conduzir a análise de fluxo de trabalho e forneceremos exemplos da vida real para orientar seus esforços. ✨

O que é análise de fluxo de trabalho?

A análise do fluxo de trabalho é o processo de revisão dos procedimentos com o objetivo de torná-los mais eficientes. Este tipo de análise é essencial para a gestão empresarial . 

Envolve examinar quais fluxos de trabalho são ineficientes e, em seguida, usar esses insights para criar soluções melhores. Por exemplo, você pode identificar tarefas manuais repetitivas que podem ser automatizadas ou encontrar uma nova maneira de dividir o trabalho com base na largura de banda de sua equipe.

Resumindo, a análise do fluxo de trabalho é uma maneira de examinar tendências em seus fluxos de trabalho, descobrir pontos fracos em seu processo e gerar sugestões para melhorias. 📝

Em geral, o processo de análise do fluxo de trabalho inclui: 

• Documentando o fluxo de trabalho existente
• Identificar áreas fracas ou obstáculos
• Determinar tarefas que são ideais para automação
• Criação de planos de ação que incorporam insights de análise

4 benefícios de implementar uma análise de fluxo de trabalho

Há muitos benefícios da análise do fluxo de trabalho, incluindo melhor eficiência, expectativas mais claras e conformidade mais simples com os regulamentos. A análise do fluxo de trabalho não apenas agiliza o funcionamento interno de seus processos de negócios, mas também cria um ambiente de trabalho melhor e o posiciona para ser mais competitivo no grande palco. 

Aqui estão alguns dos principais benefícios da análise de fluxo de trabalho.

1. Melhor eficiência em diferentes equipes

O principal objetivo dessa análise é melhorar os processos de negócios e torná-los mais eficientes. Ao simplificar seus fluxos de trabalho , você pode se concentrar nos grandes objetivos em mãos, sem que as coisas caiam no esquecimento.

Revisar processos também significa cortar tarefas redundantes, atribuir tarefas agrupadas aos membros corretos da equipe e priorizar tarefas que possuem dependências. O uso de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho aumenta as oportunidades de automação do fluxo de trabalho , nas quais você pode liberar o tempo de um membro da equipe para que ele possa concentrar seus esforços em outro lugar. 👩‍💻

2. Maior adaptabilidade para identificar e evitar gargalos

A análise adequada do fluxo de trabalho é um processo contínuo. Isso significa que você não faz esse processo apenas uma vez. 

Em vez disso, você deve agendar uma análise do fluxo de trabalho trimestral ou anualmente para reavaliar como está fazendo as coisas. Incorpore isso como uma etapa final em um projeto para que você possa começar a estabelecer as bases para projetos futuros bem-sucedidos com base no feedback do projeto existente. 

Ao revisar constantemente seus procedimentos, você poderá se adaptar melhor às mudanças do mercado, satisfação e preferências do cliente e rotatividade de funcionários. Você também está mais bem preparado para lidar com gargalos documentando pontos fortes e fracos que teve no passado e insights sobre como você os resolveu.

3. Funcionários mais felizes significam fluxos de trabalho mais eficientes

O gerenciamento e a análise do fluxo de trabalho criam um ambiente de trabalho melhor, especialmente quando se trata do envolvimento dos funcionários.

Os funcionários não precisam lidar com tecnologia antiga e ultrapassada. Incentive sua equipe a fazer sugestões quando se trata de ferramentas de melhoria de processos . Como são eles que trabalham com o software de gerenciamento de fluxo de trabalho todos os dias, eles estão bem posicionados para fornecer informações sobre o que precisa ser melhorado. 

Isso não apenas leva a melhores fluxos de trabalho, mas também capacita seus funcionários. Sentem-se ouvidos e respeitados e possuem maior autonomia e controle sobre seus processos de trabalho. 🤩

4. Conformidade e estruturas regulatórias mais fáceis

Para processos de negócios em empresas de assistência médica, agências governamentais e empresas financeiras ou bancárias, as ferramentas de análise de fluxo de trabalho simplificam a conformidade regulatória. Ele fornece informações e estrutura para que todos saibam o que é necessário e fornece atualizações sobre o progresso em tempo real.

Analisar seu processo de negócios existente permite desenvolver a estrutura para melhor conformidade. Crie bancos de dados de conhecimento como parte de seus fluxos de trabalho para listar todas as estruturas regulamentares necessárias, atribuir tags a tarefas para rastrear a responsabilidade e criar etapas para relatórios de auditoria rápidos. 

Os principais tipos de análise de fluxo de trabalho

Existem três tipos diferentes de análise de fluxo de trabalho. Cada um compartilha o objetivo de melhorar os processos de fluxo de trabalho e aumentar a eficiência. 💪

Aqui estão os três tipos de análise de fluxo de trabalho:

1. Análise linear do fluxo de trabalho : esse tipo de revisão se concentra em processos que funcionam em linha reta. Este método é melhor para organizações que possuem etapas de tarefas claras, processos bem definidos e responsabilidade clara dos funcionários
2. Análise de fluxo de trabalho multifuncional : esse tipo de análise é projetado para revisar processos entre departamentos ou em organizações onde não há um delineamento claro das etapas das tarefas
3. Análise híbrida do fluxo de trabalho : esse tipo é focado no exame minucioso dos fluxos de trabalho entre departamentos e dentro dos departamentos. É ideal para avaliar processos em projetos que envolvem diferentes departamentos, mas também há processos dentro dos departamentos que precisam ser simplificados

Cada tipo de análise de fluxo de trabalho pode ser usado para melhorar os fluxos de trabalho de negócios. Pense na estrutura da sua empresa ou projeto e escolha o melhor tipo de análise para atender às suas necessidades de otimização do fluxo de trabalho.

Como Conduzir uma Análise de Fluxo de Trabalho

Pronto para incorporar a análise em seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho? Aqui estão quatro etapas de análise de fluxo de trabalho para melhor conduzir e mapear um processo de negócios eficaz. 🗺️

1. Colete dados para entender o que precisa ser melhorado

Antes de começar a otimizar, você precisa reunir informações sobre o que está funcionando e o que precisa ser melhorado. O tipo de dados de que você precisa varia dependendo do tipo de fluxo de trabalho que você está otimizando. 

Certifique-se de avaliar tanto os dados quantitativos (como o número de tarefas incompletas) quanto os dados qualitativos (por exemplo, como os membros da equipe se sentem sobre os recursos necessários para a tarefa).

A melhor maneira de coletar dados é percorrer seu processo existente usando uma ferramenta como o ClickUp Whiteboards para criar fluxogramas de processo, que permitem rastrear e otimizar suas operações usando diagramas visuais. Vá passo a passo e anote quem é responsável por quais entregas e destaque possíveis obstáculos. ⚠️

Você também deseja realizar entrevistas com funcionários para obter informações sobre o nível do projeto. Para projetos mais complexos, organize um workshop em que cada funcionário possa orientá-lo em seus fluxos de trabalho.

Alguns dados que você deseja procurar incluem:

• O número de tarefas pelas quais cada membro da equipe é responsável
• O cronograma geral das tarefas do projeto 
• A quantidade de tempo que leva para concluir uma tarefa
• O número de vezes que uma tarefa é repetida
• Com que frequência as tarefas são concluídas ou rejeitadas

Use os Dashboards do ClickUp para exibir e analisar dados. Ele fornece uma visão geral de alto nível de todas as tarefas que fazem parte do cumprimento das metas da empresa. Visualize rapidamente o que está em andamento e o que está atrasado. Além disso, identifique redundâncias para que você possa adaptar seus fluxos de trabalho para obter melhor eficiência com uma visão geral de sua análise de fluxo de trabalho multifuncional.

2. Analise os dados para descobrir áreas de melhoria

Depois de reunir insights, é hora de analisar os dados. Lembre-se, o objetivo principal é otimizar os processos que não estão funcionando. Às vezes, você fará grandes mudanças, outras vezes, pequenos ajustes podem ser necessários. 

O ClickUp facilita a análise de dados personalizados graças aos seus recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho . Você pode criar um diagrama de fluxo de trabalho para obter um roteiro visual de todos os seus processos existentes. Dessa forma, você pode descobrir gargalos e documentar os sistemas existentes que precisam ser aprimorados. 

Outra ótima ferramenta é a visualização Kanban Board do ClickUp , onde você pode percorrer todas as tarefas e ver rapidamente como elas se movem pelos estágios do projeto.

Observe os dados que você coletou e faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Essa tarefa ou processo é necessário?
• Qual é o objetivo desta tarefa?
• Está servindo a um propósito valioso?
• Essa tarefa é demorada?
• Existem métricas para avaliar o desempenho?
• Este processo oferece uma experiência de usuário amigável?
• Isso requer uma curva de aprendizado acentuada ou recursos de integração significativos? 
• Os funcionários têm os recursos necessários para concluir a etapa?
• Esse processo manual pode ser automatizado?

Também é útil examinar quais mudanças terão o maior impacto, especialmente se você tiver pouco tempo ou recursos limitados.

O recurso Prioridades de tarefas do ClickUp permite escolher entre quatro sinalizadores para identificar os itens mais importantes. Priorize as mudanças que têm o maior impacto e menos trabalho necessário primeiro. Isso pode fazer uma grande diferença sem afetar seu orçamento, e você pode trabalhar para lidar com mudanças menos urgentes a seguir. 🙋🏻‍♂️

3. Implemente as mudanças de suas descobertas

Depois de revisar seus dados, você deve ter insights sobre quais mudanças precisam ser feitas em seus fluxos de trabalho. 

Talvez você tenha identificado tarefas que levarão menos tempo se forem automatizadas. Talvez você tenha determinado áreas onde as transferências para outros membros da equipe podem ser simplificadas. Talvez você tenha decidido que precisa de novos fluxos de trabalho ou deseja estabelecer controles de projeto quando necessário para ficar dentro do seu orçamento. 

O que quer que os dados digam, pense em como você pode fazer alterações para otimizar o fluxo de trabalho.

As ferramentas de automação de processos , como o recurso Whiteboard do ClickUp, permitem que você visualize as alterações no fluxo de trabalho. Depois de finalizar o fluxo de trabalho, você pode criar tarefas em segundos diretamente do quadro branco e adicionar contexto com documentos, descrições e arquivos. 💪

Certifique-se de informar todas as partes interessadas sobre as mudanças. Da equipe de gerenciamento do projeto ao departamento de recursos humanos, notifique todos os envolvidos no processo. Crie diretrizes e instruções claras para mudanças, para que todos saibam o que é esperado daqui para frente.

4. Revise regularmente seu fluxo de trabalho comercial

A análise do fluxo de trabalho não termina com a implementação. Você deve revisar e analisar seus processos regularmente para garantir a eficiência do fluxo de trabalho e manter as coisas funcionando sem problemas.

Defina um cronograma para revisar o desempenho do fluxo de trabalho. Aproveite as ferramentas de relatórios e retrospectivas para monitorar consistentemente como as coisas estão progredindo.

Na verdade, você pode usar o ClickUp Project Retrospective Template para coletar feedback facilmente, encontrar pontos fortes e fracos no fluxo de trabalho e fazer alterações para melhorias em projetos futuros. ✍️

Converse com os membros de sua equipe para garantir que todos estejam na mesma página. Você receberá um feedback valioso que poderá implementar e melhorar seus fluxos de trabalho com base nas sugestões dos funcionários.

Baixar este modelo

3 Exemplos de análise de fluxo de trabalho

Tudo isso parece ótimo na teoria, mas na prática é ainda melhor! Quer alguns exemplos de análise de fluxo de trabalho da vida real? Nós o cobrimos com esses diferentes casos de uso. 👀

Caso de uso 1: Simplifique o crescimento da empresa

À medida que as empresas se tornam mais bem-sucedidas, elas tendem a crescer. Os processos e procedimentos usados ​​com uma equipe pequena de cinco a 10 pessoas começam a falhar repentinamente quando você aumenta para 50 funcionários ou mais. Isso evita obstáculos à eficiência e pode até atrapalhar seu crescimento. 

Você precisa de um sistema de fluxo de trabalho mais ajustado ou segmentado para acompanhar as mudanças. Use automações de fluxo de trabalho para criar um novo roteiro para o sucesso com uma equipe maior e melhorar esses processos.

Além disso, conforme você tiver mais pessoas a bordo, obterá insights mais diversificados e uma gama maior de feedback, resultando em soluções criativas. 🥳

Caso de uso 2: simplificar processos manuais

Muitos gerentes de projeto e suas equipes lidam com tarefas repetitivas manualmente. Às vezes, isso significa responder às faturas dos clientes por e-mail. Outras vezes, esse trabalho pode incluir escrever o mesmo resumo do artigo do blog várias vezes do zero. 

Essas tarefas levam tempo e quando você começa a escalar ou trabalhar em projetos maiores, elas podem se transformar em uma perda de tempo.

Automatize processos manuais sempre que puder. Isso pode significar o uso de ferramentas financeiras como o QuickBooks para lidar com pagamentos e faturas. Também pode significar o uso de aplicativos de criação de conteúdo e outros modelos para reduzir o tempo necessário para criar conteúdo repetitivo. ⌚️

Caso de uso 3: Envolva-se com os clientes de forma mais eficaz

A comunicação com os clientes é enorme. Você quer feedback dos usuários para poder fornecer melhores produtos e serviços. 

Para pequenas empresas, é fácil se conectar com os clientes em um nível pessoal. Você responde a seus e-mails, oferece conselhos sobre como usar seus produtos e serviços e soluciona problemas à medida que surgem. 

Com uma empresa maior e vários funcionários em tempo integral – ou quando você assume projetos maiores – pode ser mais difícil lidar com essas tarefas sozinho. Além disso, seus esforços provavelmente estarão mais focados em objetivos maiores e tarefas mais importantes.

Uma ferramenta de fluxo de trabalho de CRM é a melhor maneira de gerenciar relacionamentos com clientes com fluxos de trabalho automatizados. Depois de analisar seus processos existentes, você pode usar o CRM para automatizar respostas e gerar tarefas para membros relevantes da equipe. 📚

Realize análises de fluxo de trabalho e simplifique seus processos com o ClickUp

Dê suporte às operações de negócios e lidere equipes mais eficientes adicionando a análise do fluxo de trabalho à sua lista de tarefas. Com este guia prático, você tem tudo o que precisa para coletar dados, analisar os resultados e criar itens de ação a partir da revisão do fluxo de trabalho.

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Fonte: https://clickup.com/blog/workflow-analysis/