Eventos com ClickUp: Como planejar um evento de conferência virtual

Então, você deseja hospedar uma conferência virtual. Ótimo! 

Os eventos virtuais estão experimentando um grande brilho e você provavelmente já participou de pelo menos uma dúzia deles – sim, os happy hours do WFH e as aulas de ioga ao vivo ainda contam.

Os eventos online criam uma solução econômica e inclusiva para aqueles que enfrentam restrições de viagem e provavelmente permanecerão por muito tempo depois que o mundo voltar aos tempos “precedentes”. 

Mas por onde você começa ? E como você faz da sua reunião virtual um sucesso ? 

Nós ouvimos você e também estivemos lá!

A ClickUp realizou recentemente sua própria conferência na web em larga escala, LevelUp , gerenciada inteiramente na própria ClickUp! Mas se você está planejando a conferência de produtividade definitiva ou o chá de bebê Zoom da sua irmã, há cinco etapas essenciais para planejar o evento virtual dos seus sonhos .

5 Passos para o Sucesso Virtual

Quando você resume a lista de verificação de qualquer evento virtual, há algumas etapas que muitos planos de sucesso têm em comum.

Então aperte o cinto e prepare sua extensão ClickUp para Chrome para algumas anotações, porque estamos aqui para compartilhar essas etapas com você agora mesmo!

Passo 1: Escolha o seu evento

Antes do planejamento acontecer, você precisa estabelecer o tipo de evento virtual que realizará. Talvez seja uma conferência ou um webinar? E qual é a diferença? Existem quatro tipos principais de eventos virtuais nos quais seu evento provavelmente se enquadrará.

Uma conferência virtual é ideal para um evento virtual de larga escala mais longo com uma agenda detalhada que cada participante pode escolher para construir seu dia. Uma conferência virtual normalmente é realizada em tempo real e é o tipo de evento perfeito para geração de leads e networking online.

Um Webinar é mais curto que uma conferência e é um evento virtual autônomo que serve ao propósito de uma aula ou de um “como fazer”. Um Webinar não oferece muito em termos de oportunidades de networking, pois esse tipo de evento geralmente é gravado para ser reproduzido sempre que o participante quiser, mas geralmente inclui uma sessão de perguntas e respostas se e quando o evento foi realizado em tempo real.

Eventos híbridos internos e externos são eventos que acontecem online e presencialmente, ao mesmo tempo.

Digite: casamentos virtuais e festas de noivado.

Muitas reuniões, festas de fim de ano e eventos de equipe também acontecem nesse formato! Se o evento for limitado apenas a membros da equipe dentro de uma empresa, é um evento híbrido interno. Mas se clientes, usuários ou outras empresas em potencial forem convidados para a festa, ela será considerada um evento externo híbrido — e uma grande oportunidade de networking!

Etapa 2: escolha sua plataforma de conferência virtual

Depois de decidir qual tipo de evento virtual atende melhor ao seu propósito, considere como você transmitirá o evento.

Existem inúmeras plataformas de streaming para todos os orçamentos, portanto, antes de se comprometer com uma opção baseada apenas no preço, primeiro considere o objetivo e o escopo do seu evento.

Pergunte a si mesmo:

• Qual é o objetivo do seu evento? Volte para o tipo de evento virtual e anote as qualidades que fizeram você escolher o formato que era melhor para você e por quê
• Quantos participantes você espera? Haverá milhares de convidados ou dez de seus amigos mais próximos
• Quais recursos você absolutamente precisa? Se a participação do público for uma grande parte do seu evento, procure plataformas que permitam que os membros conversem, levantem a mão ou falem com seus colegas. Se o seu evento for um tutorial de dez minutos sobre como virar e pintar as sobrancelhas em casa, talvez concentre-se em uma plataforma que permita transmitir ao vivo e gravar para mais tarde

Fazer a si mesmo essas perguntas pode levantar algumas novas que não estão listadas aqui. E isso é bom! No mínimo, esses três farão sua mente trabalhar na direção certa para escolher a plataforma de streaming perfeita.

Algumas das nossas principais escolhas de plataformas de streaming:

À medida que o mundo dos eventos virtuais cresce, também cresce o conjunto de plataformas de streaming para você escolher! Escolha com cuidado, este será essencialmente o seu local virtual – e lembre-se, não há necessidade de resolver! Alguns dos nossos favoritos incluem:

• Brandlive : O Brandlive é único porque oferece três produtos de streaming diferentes, dependendo do tipo de evento de conferência virtual que você está planejando. Seus produtos incluem Allhands, Streams e Showrooms, permitindo que você escolha a experiência adaptada à categoria do seu evento virtual – tudo, desde reuniões de trabalho diárias até lançamentos de produtos virtuais. Isso garante que você obtenha os recursos de que precisa!
• HeySummit : esta plataforma de streaming também ajudará você a criar uma página de destino para o site da sua conferência antes do evento para rastrear o registro e dar um salto inicial no marketing de sua conferência. Se você está planejando uma série de palestras ou várias sessões de palestrantes, vale a pena considerar o HeySummit.
• AirMeet : Uma plataforma semelhante construída para cimeiras e workshops virtuais. Ele enfatiza o aspecto social da realização de um evento online ou webinar e promete uma rica experiência de networking.
• Zoom : Ah, o testado e comprovado. O Zoom se tornou um nome familiar no ano passado e você provavelmente atingiu o limite de 40 minutos uma ou duas vezes, mas com suas opções pagas, o Zoom pode hospedar eventos de todos os tamanhos. Seu recurso de sessão de breakout oferece oportunidades de networking para participantes e organizadores, e o recurso de dispositivo móvel permite que os usuários participem de qualquer lugar.

Passo 3: Mantenha seu público engajado

Um grande desafio da conferência virtual é que o evento é, de fato, virtual.

Há uma certa energia que se acumula em uma sala durante uma conferência pessoal bem organizada – quando o dia está correndo exatamente como você imaginou e todos estão entusiasmados.

Mas não se preocupe, essa sensação ainda é possível com os eventos online.

Você só precisa ser um pouco mais criativo em como manterá seus participantes grudados no seu conteúdo.

Ao estruturar seu evento, divida a forma como você está entregando informações e considere usar uma mistura de conteúdo ao vivo e pré-gravado.

Especialmente para eventos mais longos, como conferências ou cúpulas, o conteúdo misto oferece aos apresentadores uma breve pausa na fala e pode atuar como um plano de contingência no caso de um erro tecnológico ou erro de tempo.

O conteúdo misto também abala a maneira como os participantes absorvem as informações e pode ajudá-los a se lembrar de ideias importantes e momentos importantes do dia!

Isso pode significar incorporar vídeos feitos por sua empresa, relevantes para o tema do seu evento, ou até mesmo um ótimo gif. E quem não ama um bom gif?

Dica profissional: compartilhe e discuta ideias de conteúdo com sua equipe durante todo o processo de planejamento, armazenando-as no ClickUp! Incorpore vídeos do YouTube, URLs do Vimeo, arquivos do Google Drive e gravações de tela diretamente nas descrições e comentários das tarefas , para que você nunca fique a mais de segundos do conteúdo de que precisa.

Outra maneira de manter as pessoas atentas? Escolha um anfitrião ou palestrantes relevantes que possam manter a agenda em andamento.

Um alto-falante sólido pode ajudar a atrair mais vendas de ingressos para o seu evento e manter seus convidados alertas! Especialmente personalidades convidadas que se especializam no tópico do seu evento ou especialistas do setor, são nomes conhecidos na empresa ou são palestrantes profissionais que sabem como preencher qualquer espaço morto inesperado.

Assim como Amy Poehler e Tina Fey apresentaram o Globo de Ouro quatro vezes e como ClickUp trouxe o psicólogo organizacional de renome mundial, Adam Grant, como orador principal do LevelUp 2021. 😉

Mesmo com um ótimo palestrante ou anfitrião, considere estas opções para preencher sua agenda com oportunidades significativas para flexibilizar seu conhecimento:

• Ofereça sessões temáticas ou painéis de discussão durante o dia para que os participantes aprendam com um moderador e discutam juntos. Esta é uma ótima maneira de seus convidados se conhecerem e interagirem em ambos os lados
• Se possível, ative os recursos de bate-papo em sua plataforma para que os participantes possam interagir e interagir entre si a qualquer momento. Viva um pouco
• Reserve um tempo para sessões de perguntas e respostas ao vivo no final de cada seção. A conferência virtual parecerá mais pessoal e seus convidados se sentirão mais envolvidos se souberem que fazem parte da conversa. Faça com que outro membro de sua equipe monitore o chat do seu evento para que nenhuma pergunta fique sem resposta

Etapa 4: gerencie todas as partes móveis em um só lugar

Nem é preciso dizer que MUITO planejamento é necessário para uma conferência virtual de qualquer tamanho e, se você chegou a esse estágio do jogo, provavelmente já está sentindo isso. Acompanhe seu progresso na linha do tempo do evento virtual, organizando suas tarefas em uma plataforma de gerenciamento de projetos online .

Ara, você deve usar ClickUp .

O ClickUp é a cola que manterá seu planejamento de evento virtual unido e um de seus principais ativos são suas habilidades de personalização. Ou seja, todos na equipe podem trabalhar da maneira que quiserem .

Como usamos nossa própria plataforma para planejar o LevelUp? Aqui estão alguns pequenos itens obrigatórios que causam um grande impacto:

• Crie uma única lista para todas as coisas relacionadas à sua próxima conferência e adicione campos personalizados às suas tarefas para cada departamento para mostrar a quais partes interessadas e organizadores a tarefa se relaciona
• Encontre rapidamente as tarefas atribuídas a você em cada lista com filtros e modo eu . Encontre suas tarefas imediatas e mais urgentes eliminando quaisquer distrações e observando as tarefas que pertencem a determinados organizadores de eventos ou apenas a você 
• Use o Dashboard para ver facilmente um resumo não filtrado de quão perto você está de concluir seu projeto. Basicamente, esta é a visão panorâmica de como as coisas estão indo. Us Dashboard em reuniões ao reportar às partes interessadas ou gerentes de projeto
• Hospede suas reuniões diretamente no ClickUp! Transforme qualquer reunião em uma reunião do Zoom com a integração do Zoom na sua tarefa ClickUp

Etapa 5: comercializar o máximo possível

Você está quase lá! Você tem:

✅ O tipo de evento

✅ O serviço de streaming

✅ A agenda

✅ A melhor ferramenta de gerenciamento de projetos. Tosse, tosse , ClickUp.

Agora, é hora de colocar bundas virtuais nesses assentos virtuais, implementando uma estratégia de marketing abrangente para atingir seus objetivos .

As conferências virtuais oferecem a flexibilidade de atrair públicos de todo o mundo, desde que você saiba como alcançá-los! ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar suas postagens de mídia social, vídeos para o canal da sua empresa no YouTube, marketing por e-mail, estratégias de relações públicas e muito mais .

Use campos personalizados para acessar rapidamente postagens, formulários, documentos, URLs e até mesmo informações básicas para revisão ou referência. Eles acompanham suas tarefas e subtarefas em todas as etapas do processo de planejamento e o céu é o limite quando se trata de tudo o que os campos personalizados podem conter! Então divirta-se com isso. 🤓

Se sua estratégia de marketing inclui adicionar um status VIP à sua lista de convidados, ofertas de influenciadores para promover seu evento ou patrocínios, então é hora de usar o Template Center do ClickUp .

Escolha um dos modelos pré-fabricados do ClickUp projetados para planejamento de eventos ou crie o seu próprio para cobrir rapidamente todas as bases necessárias para tarefas recorrentes.

Pronto, pronto, GO!

Lembre-se, este é apenas o começo!

Estas podem ser as cinco etapas essenciais para planejar seu próximo evento de conferência virtual , mas as possibilidades são infinitas e o mercado de eventos online está ficando cada vez maior! Portanto, deixe o ClickUp fazer o trabalho pesado no lado organizacional e deixe sua criatividade correr solta!