### [Urgente vs. importante: ¿cuál es la diferencia?](https://taskup.com.br/es/urgente-vs-importante-diferencia/)

**Published:** agosto 10, 2023
**Author:** Eduardo Salerno

**Excerpt:** Comprende la diferencia entre trabajo urgente e importante y aprende a priorizar tareas con más eficacia.

**Content:**

[](https://clickup.com/blog/author/sophia/)

Alrededor de los seis u ocho años, tomamos conciencia del[concepto de “tiempo”](https://www.mariefranceasia.com/health/medical-news/les-enfants-comprennent-la-notion-de-temps-a-parir-de-6-ans-146451.html) .

Empezamos a comprender los segundos, los minutos, las horas y nuestra percepción del paso del tiempo.

Poco después, comenzamos a desarrollar hábitos y a tomar decisiones sobre cómo usar nuestro tiempo.

En nuestras etapas de desarrollo, otros a menudo dictan cómo empleamos nuestro tiempo. Sin embargo, a medida que nos convertimos en profesionales, tenemos cada vez más autonomía con nuestro tiempo.

Desarrollamos nuestros propios sistemas personales para emplear nuestro tiempo, a veces con éxito, a veces no.

Y cada uno de nosotros debe decidir:*¿cómo puedo utilizar mejor mi tiempo de manera efectiva?*

En este proceso de decisión, se nos puede hacer pensar que las tareas son importantes cuando no lo son. O posponemos las tareas más importantes de nuestra lista de tareas pendientes porque suelen ser las más difíciles.

Y luego confundimos lo que es urgente y lo que es importante.

Ésta es una distinción crucial que puede alterar nuestras[prioridades y listas de tareas](https://clickup.com/blog/project-prioritization/) .

Antes de continuar, así es como definiremos estos términos:

## **Urgente:**

Elementos que requieren atención inmediata.

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## **Importante:**

Elementos que afectan sus objetivos y estrategia a largo plazo

Una forma de pensar en lo que necesita hacer y lo que desea lo que debe hacer es colocar sus tareas en una matriz de gestión del tiempo, a menudo conocida como Matriz de Gestión del Tiempo[Eisenhower](https://clickup.com/blog/eisenhower-matrix-examples/) .

Este método, que lleva el nombre del ex presidente de EE. UU., fue popularizado por Stephen Covey en[*7 hábitos de personas altamente efectivas*](https://www.franklincovey.com/the-7-habits/) .[](https://www.franklincovey.com/the-7-habits/)

Así es como se ve el cuadrante con algunos ejemplos relevantes para el trabajo:

**Urgente****No urgente****Importante****Fecha límite para el envío un depósito para un eventoarchivo a presentaciónUn error vergonzoso en tu feed de redes sociales****Desarrollar un nuevo hábitoCrear una nueva estrategia****Sin importancia****Reuniones “urgentes”Las demandas de otros sobre su tiempo****Verificar Obsesivamente Facebook, Snapchat, Instagram u otras redes socialesConsultando tus sitios de noticias favoritos… otra vezCompra en línea**## **Cuadrante 1: urgente e importante**

Estas son las cosas que debes hacer de inmediato o pronto habrá consecuencias negativas. Estas pueden ser revisiones y cambios inmediatos que debe realizar antes de una fecha límite, y pueden tener otras implicaciones urgentes.

Estas actividades de alto valor aportarán beneficios a su empresa que también deben realizarse de inmediato.

### **Cuadrante 1 Ejemplos urgentes e importantes:**

- Fecha límite para el envío un depósito para un evento
- archivo a presentación
- Un error vergonzoso en tu feed de redes sociales
- Probar capacidades antes de la fecha límite día desde el lanzamiento

A menos que sea un cirujano traumatólogo o algo heroico, aquí no es donde debería realizarse la mayor parte de su trabajo.

## **Cuadrante 2: no urgente, pero sí importante**

Aquí está el punto óptimo para priorizar su trabajo.

Su trabajo más productivo puede realizarse aquí. Para eso estás construyendo. Estos proyectos, tareas y otros elementos de acción son los pilares que lo ayudan a lograr sus iniciativas a largo plazo.

No son inmediatamente urgentes, pero lo ayudan a lograr el éxito en sus objetivos.

A veces, estas tareas incluyen apagar incendios que pueden no ser su responsabilidad o no deberían haber ocurrido en primer lugar.

### **Ejemplos importantes/no urgentes del cuadrante 2:**

- Desarrollar un nuevo hábito
- Crear una nueva estrategia
- Trabajar en su informe trimestral (antes del final del trimestre)
- Planificar el presupuesto
- Escribir código para el lanzamiento de nuevas funciones del producto
- Creación de un prototipo y un MVP

Así es como \*debería\* ser la mayor parte de tu trabajo diario.

Si pasas demasiado tiempo en los cuadrantes uno y tres en emergencias, necesitas reconsiderar, cambiar las prioridades o encontrar más recursos que te ayuden.

## **Cuadrante 3: Urgente pero sin importancia**

Este es el cuadrante más peligroso.

Aquí es donde muchos de nosotros también vivimos y respiramos sin saberlo.

Es fácil para otras personas exigir nuestro tiempo sin darse cuenta exactamente de lo que están haciendo.

Su problema no es necesariamente su emergencia. Si están tratando de encontrar una solución rápida o una respuesta a algo que no impulsa el negocio, una comunicación clara es extremadamente importante.

### **Una plataforma de productividad como**[**ClickUp**](http://www.clickup.com/)**resuelve este problema.**[](http://www.clickup.com/)

Los usuarios definen diferentes prioridades niveles para las tareas, proporcione[estimaciones de tiempo](https://clickup.com/time-estimates)para garantizar que la persona responsable conozca el alcance, envíe notificaciones de recordatorio y transmita cualquier información importante a todo el equipo. Esto ayuda a mantener alineados el trabajo y las expectativas y le permite ser un[equipo más eficaz](https://clickup.com/blog/team-effectiveness/) .[](https://clickup.com/time-estimates)[](https://clickup.com/blog/team-effectiveness/)

Sin embargo, debemos tener cuidado. Nuestros teléfonos y herramientas de comunicación están diseñados para distraernos cada segundo.[La sobrecarga de notificaciones es algo real](https://clickup.com/blog/notification-overload/) .[](https://clickup.com/blog/notification-overload/)

Las notificaciones push en nuestro teléfono para aplicaciones de redes sociales nos hacen pensar que algo es urgente, pero en realidad no lo es, especialmente cuando es solo tu amigo mostrándote lo bien que se lo están pasando en las vacaciones. Tal vez. ¿Urgente? Ni posibilidad.

¿Interesante?

Tal vez. ¿Urgente? No hay posibilidad.

## **Cuadrante 4: Sin importancia, no urgente**

También conocido como cuadrante de procrastinación.

Esto es lo que te encuentras haciendo, incluso si no es importante ni urgente. Básicamente, son las cosas que haces cuando deberías estar trabajando.

Eso no quiere decir que nunca debas tomar un descanso, recreación o relajación. Pero a veces las cosas buenas se pueden llevar al máximo. Y no querrás que se conviertan en eso para ti.

Pueden incluir cosas como:

- Verificar Obsesivamente Facebook, Snapchat, Instagram u otras redes sociales
- Consultando tus sitios de noticias favoritos… otra vez
- Compra en línea

Hay muchas[aplicaciones de productividad](https://clickup.com/blog/productivity-apps/)en el mercado hoy en día que pueden ayudarte a mantenerte concentrado. Uno de mis favoritos es[el bosque](https://www.forestapp.cc/en/). Por cada bloque de tiempo que eres productivo y no tocas tu teléfono, crece un árbol.[](https://clickup.com/blog/productivity-apps/)[](https://www.forestapp.cc/en/)

Incluso puedes empezar a construir un bosque y compartir tu progreso con tus amigos. Es un juego que te mantiene alejado del teléfono.

## **Reconocer la diferencia entre urgente e importante**

Otro sonido en la bandeja de entrada del correo electrónico.

Entran más llamadas telefónicas.

¿Y sabes qué es eso? significa? Es hora de tomar decisiones.

Sí, cada correo electrónico individual puede marcar la diferencia en tus próximos minutos, la próxima hora, el día entero o incluso la semana entera.

Si decides abrir el correo electrónico (¡tal vez esperar un tiempo designado!), tendrás que tomar una decisión.

¿Dónde está esta pregunta/solicitud? caer? ¿Encaja en la Matriz de Eisenhower? ¿Qué tan urgente e importante es la tarea?

Las redes sociales y el ciclo de noticias nos hacen pensar que cada noticia de última hora es urgente y exige nuestra atención inmediata.

Tenemos que filtrar el ruido para encontrar la señal verdadera.

### **Las tareas urgentes crean una reacción.**

Queremos trabajar de inmediato y pensar en una respuesta. Sí, algunas funciones requieren una toma de decisiones más urgente que otras (¡hola operadores de emergencia!). Pero sin los procesos correctos, nos sentiremos ansiosos y no procesaremos tan bien como podemos.

La prisa por obtener una respuesta puede causar una mala decisión que puede impactar negativamente la productividad en el futuro, agregando más problemas a nuestra carga de trabajo.

**Las tareas importantes nos dan tiempo para elaborar estrategias.**Estos proyectos y tareas son lo que queremos hacer y esperamos contribuir. Estas son tareas para especificar nuevos productos, ofrecer un nuevo plan de negocios o pensar en objetivos financieros para el equipo de ventas en el próximo trimestre.

Las tareas importantes son elementos de acción intencionales que necesitan atención. Con esta atención adicional, esperamos que la cantidad de[errores](https://clickup.com/blog/the-9-most-common-project-management-mistakes/)sea limitada.

Es posible que las tareas sean urgentes e importantes cuando se debe tomar una decisión importante de inmediato. Pero no todas las tareas urgentes son necesariamente importantes.

El último correo electrónico del vendedor requiere desesperadamente su atención. Lo hacen parecer urgente, pero para ti no es importante. Esta es una tarea para delegar.

Otras tareas se vuelven urgentes. Como un compañero de trabajo que se queja de que necesita ayuda de inmediato. Quizás puedan resolverlo por sí mismos. Tal vez su tarea urgente/importante no sea su emergencia.

El problema de asumir que cada tarea es urgente e importante es que no tendrá suficiente tiempo para pensar las cosas estratégicamente.

Es importante que desarrolle una estrategia de ventas. Incluso podría haber un poco de urgencia detrás de esto. Pero si se toma unos días o semanas para delinear cuidadosamente el plan, tendrá menos errores en el backend. No todas las tareas importantes se pueden realizar de inmediato: son demasiado importantes para eso y requieren atención adicional.

Pero ser urgentes nos hace sentir importantes. La ocupación puede enmascarar una falta de atención estratégica. Los principales problemas organizacionales pueden pasar desapercibidos debido al ajetreo.

Es posible que esté perdiendo oportunidades potenciales sin explotar porque no ha tenido tiempo para pensar en cambios estratégicos importantes.

Piense en una empresa como Blockbuster o Borders.

Eran grandes empresas de alquiler de películas y libros. ventas. Se perdieron las mareas cambiantes.

¿Podría esto atribuirse solo a que perdieron tareas importantes?

Por supuesto que no. Pero puede ver por qué el tiempo dedicado al trabajo estratégico no siempre es el más “urgente”.

## **¿Qué tareas van en cada cuadrante?**

¿Cómo se decide qué va y dónde?

Esto es muy sencillo y va bien en conjunto con los cuadrantes. Le ayudarán a:

1. Decidir si es urgente, importante o ambas
2. Analizar el valor: ¿Cuál es el valor de esta tarea para su gestión, organización y negocio? ¿Qué cambiaría y mejoraría si lo completara o avanzara?
3. Considere el tiempo: ¿cuánto le llevará hacer esto? ¿Son unos minutos o varias semanas? ¿Varios meses? Si crea un plan de proyecto para manejar iniciativas a gran escala, completará tareas pequeñas con la vista puesta en el panorama general.
4. Piense en recortar: ¿qué elementos de su lista o proyecto parecen irrelevantes? ¿Qué no es imprescindible? Si se pueden combinar tareas o trabajos, combínelos.
5. Piense en delegar: ¿hay alguna tarea que se le ha asignado pero que en realidad es responsabilidad de otro miembro del equipo? ¿O hay un colega más calificado o capaz para asumir el cargo? Comprender sus límites y lo que se puede hacer en la práctica también es parte del proceso de priorización.

## **¿Cómo puede priorizar su tiempo en la matriz Eisenhower/gestión del tiempo?**

No todas las tareas tienen el mismo peso. Y una tarea que usted considera urgente/importante puede ser considerada importante/no urgente por otra persona.

Sin embargo, debe planificar el tiempo específicamente para estos diferentes tipos de tareas. Con la planificación hecha y programada, puedes aportar la energía y la mentalidad adecuadas a cada persona.

En lugar de limitarte a hacer lo siguiente en tu lista de tareas pendientes, reserva tiempo cada día o semana para lo urgente/importante y luego lo importante/no urgente.

[Esto requiere disciplina](https://clickup.com/blog/self-discipline-examples/). Por ejemplo, sus mañanas pueden estar llenas de tareas importantes, urgentes y de primera línea. Luego, puede dedicar unos minutos a delegar otras tareas urgentes o sin importancia.

Por la tarde o más tarde por la noche, cuando todo esté ordenado, puede sumergirse en el trabajo más estratégico: el importante pero no urgente.

Eso deja las tareas no urgentes o sin importancia. Esto abarca toda la gama, desde consultar sus redes sociales hasta los planes de vacaciones del próximo año. Con el tiempo, es posible que incluso consigan afianzarse en sus tareas urgentes o importantes.

Otra consideración importante: ¿puede hacerlo en 2 minutos o menos?

Esta regla proviene de la[metodología Get Things Done](https://clickup.com/blog/gtd-system/)por David Allen.

Dice que si puedes realizar la tarea en menos de dos minutos, puedes hacerlo tú mismo. Si no, delega o revisa más tarde.

## **Cómo ClickUp puede ayudarte a priorizar tu trabajo**

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ClickUp es una plataforma de productividad que puede cambiar radicalmente la forma en que abordas tu trabajo.

Puedes organizar tus proyectos con carpetas y listas y luego asignarlos a tu equipo para que trabaje en ellos o asignártelos a ti mismo. Estas funciones te ayudarán a determinar la diferencia entre urgente e importante, no solo para ti, sino para todo tu equipo.

- **Objetivos: establece objetivos en ClickUp todos los días, semanas, meses y trimestres, lo que elijas. Adjunte resultados clave a cada objetivo (¡que generalmente incluye un número!) y luego vincule las tareas a esos objetivos también. Puedes tomar tus tareas urgentes/importantes o importantes/no urgentes y definir en qué quieres trabajar cada semana.**
- **Marcas de prioridad: marca las tareas que crea tu equipo con un nivel de urgencia, como alta, importante, normal o baja. Una vez que su equipo revise o vea una tarea con un indicador de prioridad, sabrán en qué trabajar a continuación. Esto funciona bien para tareas que pueden entregarse el mismo día.**
- **Plazos/subtareas: los plazos y las subtareas te ayudan a dividir tu trabajo aún más. Es posible que tenga varias tareas que deban realizarse al mismo tiempo, o tal vez una tarea se base en otra. Establecer fechas de entrega para trabajos importantes o no urgentes garantiza que tendrá tiempo para realizarlos. Establezca una hora específica del día para la entrega de una tarea, si es necesario.**Las subtareas también le ayudan a delegar el trabajo, especialmente si una tarea es extremadamente urgente o debe dividirse en varias partes.
- **Comentarios asignados: esta característica única de ClickUp coloca los comentarios en la parte superior del flujo de trabajo. Puedes asignar ideas que aparecen en los comentarios a otra persona de tu equipo. Luego aparece en la vista de cuadros y notificaciones, solicitando a la persona que realice una acción.**
- **Vistas múltiples:**ClickUp le brinda la opción de ordenar su trabajo con Vistas requeridas (como una lista o tablero), pero también con un calendario y un diagrama de Gantt. También proporcionamos muchos filtros para configurar cómo desea que aparezcan sus tareas. Ordene por fecha de vencimiento, estado, cesionario y más. ClickUp lo ofrece todo.

## **Conclusión: la diferencia entre urgente e importante afecta su tiempo**

Pensar en la diferencia entre urgente e importante puede tener un efecto generalizado en lo que logra con su tiempo. Estas estrategias generales de gestión del tiempo pueden ayudarte a concentrarte más.

- Sea clara acerca de sus prioridades a largo plazo
- Comprenda la diferencia entre productivo e improductivo.
- Delegue de manera más eficiente
- Establezca límites

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**Categorias:** Español

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