Plantillas preparadas para Clickup: Una inmersión profunda en la priorización del uso del RICE

Nuevas ideas fantásticas, estudios de mercado, opiniones de los usuarios: lo tiene todo para crear los productos perfectos. Pero, ¿cómo decidir qué tareas o ideas abordar primero?

Sea cual sea su elección, debe justificarla ante sus accionistas y su equipo. Y qué mejor manera de hacerlo que con una puntuación de priorización?

En este mundo tan competitivo, en el que todas las tareas e ideas compiten por la atención y los recursos, es fundamental dominar el arte de establecer prioridades. Utilizar un marco como la priorización RICE (Alcance, Impacto, Confianza y Esfuerzo) puede ayudarte a cuantificar tus ideas y proporcionarte una base para seleccionar una idea concreta frente a otras. 

En este artículo se explican los detalles del modelo de puntuación RICE y cómo puede transformar su toma de decisiones. 

¿Qué es la priorización RICE?

El modelo RICE es un marco de priorización utilizado en la gestión de productos y el desarrollo de proyectos para evaluar y priorizar tareas, recursos o proyectos, puntuándolos en función de cuatro criterios. 

RICE significa:

• R - Alcance: El alcance mide el número de usuarios o partes interesadas que se verán afectados por una determinada tarea o recurso.
• I - Impacto: El impacto evalúa el posible efecto positivo que una tarea o recurso puede tener en el producto, los usuarios o los objetivos empresariales.
• C - Confianza: La confianza representa el nivel de certeza o seguridad que tiene el equipo en sus estimaciones de impacto y esfuerzo para una tarea o recurso determinado.
• E - Esfuerzo: El esfuerzo mide los recursos, incluidos el tiempo, la mano de obra y el presupuesto, necesarios para completar una tarea o implantar una función.

El método RICE ayuda a estructurar y objetivar la toma de decisiones, facilitando una mejor gestión de las prioridades y decisiones objetivas. 

La fórmula del método RICE es la siguiente:

Puntuación RICE = (Alcance x Impacto x Confianza) / Esfuerzo

Con esta puntuación es más fácil decidir el orden del proyecto y las tareas prioritarias. 

El origen del modelo de puntuación RICE

Sean McBride, antiguo director de producto de Intercom, codesarrolló el marco RICE. Él y sus colegas se esforzaron por encontrar un marco de priorización que se ajustara mejor a sus necesidades de toma de decisiones. 

Uno de los problemas habituales a los que se enfrentan los jefes de producto es la selección de proyectos basada en perspectivas personales o más amplias. Así que McBride desarrolló la puntuación RICE para resolver los problemas relacionados con la toma de decisiones objetivas.

¿Cómo funciona la priorización RICE?

Anteriormente, hemos tratado brevemente los componentes de la puntuación RICE. En esta sección, profundizaremos en ellos uno por uno. 

Llegue a

El primer componente del marco RICE es el Alcance. Mide el número de personas a las que afecta un proyecto en un periodo determinado. Cuanto mayor sea el alcance, mayor será el número de personas a las que beneficiará el proyecto. Suele medirse a lo largo de un mes o un trimestre. 

Para calcular el alcance, puede definir qué categoría de usuarios está considerando. Sin embargo, es mejor utilizar mediciones reales de las métricas de producto. 

Por ejemplo, supongamos que lanza una nueva función de colaboración en su plataforma de evaluación, con 100.000 usuarios activos mensuales.  

El primer paso consiste en determinar el público potencial o la base de usuarios a los que afectará esta función a lo largo de un mes (o un trimestre). Supongamos que estima que esta función es relevante para el 40% de su base de usuarios. Por tanto, su alcance es de 40.000 usuarios.  

Impacto

El impacto evalúa el efecto potencial de una tarea, recurso o proyecto en usuarios individuales. En el alcance, se mide el número de personas afectadas por un recurso. En el caso del impacto, se mide en qué medida afecta a las personas. 

Así, en el ejemplo anterior, se puede ver hasta qué punto la función de colaboración aumentará la participación de los usuarios y la colaboración en equipo. 

Solemos medir el impacto con un objetivo superior. McBride utilizó para ello una escala de elección múltiple:

• 3 = Impacto masivo
• 2 = Alto impacto
• 1 = Impacto medio 
• 0,5 = Impacto bajo
• 0,25 = Impacto mínimo

No tiene por qué utilizar la misma báscula. Puedes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. 

Un punto crucial que hay que recordar a la hora de medir esto es que hay que establecer objetivos claros para cada proyecto antes de utilizar la puntuación RICE. Y la mejor forma de hacerlo es colaborando con el equipo y las partes interesadas. Puedes utilizar una pizarra compartida para debatir ideas y comunicarte en tiempo real.

Confíe en

La confianza mide la seguridad que tiene sobre sus estimaciones de alcance, impacto y esfuerzo. Este criterio se determina en función de la respuesta a la siguiente pregunta:

¿Cuál es su nivel de confianza en este recurso y en las puntuaciones otorgadas?

La respuesta se expresa en porcentaje simple. McBride utilizó la siguiente escala de opciones múltiples:

• 100% = Alta confianza
• 80% = confianza media 
• 50% = Confianza baja 

Todo lo que esté por debajo del 50% es una suposición. De nuevo, puede utilizar la escala que mejor le convenga. Desde intervalos del 10% hasta intervalos del 25%, utilice lo que mejor se adapte a sus necesidades. Sin embargo, la clave aquí es ser totalmente honesto. 

El contexto del usuario, la investigación y la experimentación deberían respaldar una puntuación de confianza alta. También puedes utilizar herramientas de gestión de la cartera de productos para obtener análisis y perspectivas avanzadas.

La puntuación de confianza te permite asegurarte de que tus decisiones se basan realmente en datos. Si tienes puntuaciones de alcance e impacto altas, pero una puntuación de confianza baja, puedes explorar cómo mejorar. 

Esfuerzo

El esfuerzo indica la cantidad total de trabajo necesario para completar el proyecto. Debe tener en cuenta el tiempo de los miembros de su equipo, incluidos los equipos de producto, diseño e ingeniería. Se estima en meses-persona, la cantidad de trabajo que un miembro del equipo puede hacer en un mes. 

A diferencia de otros factores, el esfuerzo es un factor negativo. Por lo tanto, cuanto mayor sea el esfuerzo, menos viable será su proyecto. Más esfuerzo significa que necesitas más tiempo para terminar el proyecto. 

Por ejemplo, diseñar, probar, depurar y lanzar la función de nuestro ejemplo podría llevar tres meses. Suponiendo que tengas un equipo de 5 personas, tu puntuación de esfuerzo sería de 15 meses-persona. 

Hablar con los miembros de su equipo es lo mejor para hacerse una idea precisa. 

Cómo optimizar el proceso de priorización del RICE

El uso de modelos y software de gestión de productos puede optimizar su proceso de priorización RICE. 

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos que simplifica la gestión de productos y la hace más rápida y sencilla. Puede utilizar ClickUp for Product Management para trazar su visión del producto, simplificar la priorización y crear hojas de ruta que conecten el trabajo en equipo. 

Además, infórmate sobre las herramientas de priorización del trabajo que te ayudarán a priorizar mejor tu trabajo diario. 

He aquí cómo:

Visualización de tareas ClickUp

Las vistas de tareas ofrecen una forma única de visualizarlas. Puede elegir entre las vistas de lista, actividad, tablero, tabla y equipo. Puedes listar tareas, escribir actualizaciones, hacer preguntas contextuales sobre diferentes tareas y generar resúmenes de tareas. 

Pregunte a los miembros sobre sus tareas específicas para estimar el esfuerzo de su equipo (horas/semanas/meses presenciales). 

Campos personalizados

Con los campos personalizados, puedes personalizar tu espacio de trabajo y añadir distintos tipos de datos. Puede utilizar fórmulas avanzadas, funciones matemáticas, funciones de fecha y hora, etc. Esto es perfecto para añadir puntuaciones a tus componentes RICE.

ClickUp también permite crear campos, editarlos y mostrarlos y ocultarlos cuando sea necesario. 

Diagramas de Gantt de ClickUp

Puede utilizar ClickUp Product Planning para crear hojas de ruta, establecer hitos, añadir plantillas, visualizar mejor y mucho más. Los diagramas de Gantt le permiten planificar el éxito y visualizar los calendarios de los proyectos. Puede comparar y colaborar fácilmente, gestionar las prioridades y realizar un seguimiento del progreso. 

Objetivos del clic

El marco de priorización RICE funciona mejor cuando su equipo y las partes interesadas están de acuerdo en los objetivos que desea alcanzar utilizando diferentes ideas. ClickUp Goals le ayuda a alinear los objetivos del equipo, establecer metas claras, medir el éxito y gestionar todos sus objetivos en un solo lugar. 

Modelos de priorización

El uso de modelos de priorización y planificación de productos aumenta la eficacia, mejora la toma de decisiones y garantiza una asignación eficaz de los recursos. Algunos modelos que puede utilizar son:

• Evaluar las tareas en función de su impacto y nivel de esfuerzo utilizando el modelo de matriz de priorización ClickUp.

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• Gestione ideas y propuestas utilizando la colorida plantilla de pizarra de priorización

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• Describa su proceso de desarrollo y siga los plazos utilizando el modelo de desarrollo de nuevos productos. Este modelo también ayuda a alinear los equipos en relación con los hitos

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• Visualice el proceso de desarrollo de su producto y obtenga información detallada sobre cada componente utilizando la plantilla de hoja de ruta del producto

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Ventajas e inconvenientes de utilizar el método de priorización RICE

Al igual que otros marcos, el método de priorización RICE tiene ventajas e inconvenientes. Aunque cuantifica sus ideas, también puede ser impreciso. Conozcamos en detalle estos pros y contras.

Pros

Estas son algunas de las ventajas de dar prioridad al ARROZ:

1. mejor comunicación

Permite una mejor comunicación mediante un sistema de puntuación estandarizado y ayuda a comunicar las prioridades de forma directa. Ayuda a todos a identificar las tareas prioritarias y a gestionar mejor sus prioridades. Además, el uso de herramientas de gestión de productos también mejora la colaboración y el intercambio de actualizaciones en tiempo real. 

2. Priorización clara

La puntuación RICE ofrece una priorización numérica clara de las tareas o recursos. Así puede ordenar la lista por prioridades, centrándose más en los elementos de alta prioridad. Esto le permite utilizar sus recursos, incluidos el tiempo y el dinero, de forma eficiente.  

3. 3. Fácil de entender

RICE utiliza un sencillo sistema de puntuación basado en cuatro factores, por lo que puede utilizarse sin necesidad de certificación o cualificación en gestión de productos. Los miembros del equipo, las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones pueden utilizarlo fácilmente para comprender el razonamiento que subyace a diversas decisiones relacionadas con la priorización. 

4. Considera los factores significativos

La puntuación da prioridad a cuatro factores principales: alcance, impacto, confianza y esfuerzo. Estos son algunos de los factores más cruciales a la hora de evaluar la viabilidad de una idea y si una idea es viable. 

5. Priorización basada en datos

El marco RICE ofrece un enfoque cuantitativo de la priorización, eliminando los prejuicios personales y las opiniones subjetivas. Se basa en datos cuantificables que le ayudarán a tomar decisiones con conocimiento de causa.

6. Flexibilidad categórica 

Ofrece flexibilidad al permitir a los equipos adaptarlo y aplicarlo a distintas categorías de tareas, productos y recursos. Ya se trate de nuevas funciones de productos, correcciones de errores o mejoras de procesos, RICE puede adaptarse a distintos contextos.

7. Ayuda a la alineación 

La puntuación RICE ayuda a alinear a los miembros del equipo y a las partes interesadas y garantiza que todos trabajen por los mismos objetivos. También fomenta un entorno de trabajo colaborativo y más centrado. 

Contras

Algunos de sus contras son:

1. Puede ser impreciso

Uno de los principales inconvenientes del RICE es que implica muchas estimaciones y suposiciones. Podemos sobrestimar los valores, lo que hará que la puntuación sea inexacta. Además, el factor de confianza es subjetivo y se basa en la comprensión y la confianza de la persona en la tarea. 

Por tanto, es crucial ser lo más preciso posible. Las métricas necesarias pueden ayudarte a conseguirlo.  

2. Menos centrado en el cliente

Otro problema de este método es que no se centra en el cliente. Factores como el alcance y el impacto captan algunos aspectos de los clientes. Sin embargo, no se tienen en cuenta elementos cruciales como las preferencias, los comentarios y los aspectos emocionales. 

Incluso en el caso del alcance y el impacto, estas cifras se definen en función de lo que el gestor del producto cree que sería el alcance y la influencia de un producto determinado durante un tiempo determinado. 

3. Fácilmente manipulable

La asignación de puntuaciones en el RICE no está totalmente exenta de juicios subjetivos. Los distintos jefes de producto tienen diferentes prejuicios que pueden dar lugar a puntuaciones incoherentes. Algunos pueden subir o bajar intencionadamente las puntuaciones, especialmente en el componente de fiabilidad. Una forma de evitarlo es implicar a varias personas en el proceso de puntuación. 

Variantes y alternativas al ARROZ

He aquí algunas alternativas al modelo de priorización del RICE:

BRICE

La puntuación BRICE es una excelente alternativa al marco RICE para priorizar la gestión de productos. Es similar a RICE, salvo que mide un factor adicional denominado Importancia empresarial. 

Por tanto, los cinco factores que se miden son la importancia empresarial, el alcance, el impacto, la confianza y el esfuerzo. La Importancia para la empresa mide cómo se alinea el producto que está considerando con los objetivos estratégicos de la empresa. Suele puntuarse entre 1 y 3, siendo 3 la puntuación más alta (representa que el producto es fundamental para la empresa). 

Para calcular la puntuación del BRICE, puede utilizar esta fórmula:

Puntuación BRICE = (Importancia empresarial x Alcance x Impacto x Confianza) / Esfuerzo 

Valor frente a esfuerzo

Valor frente a esfuerzo es un método de priorización que se centra en el valor y el esfuerzo y permite evaluar distintos recursos. La idea es bastante sencilla: mides el beneficio que te aportará la idea y lo comparas con el esfuerzo necesario para conseguirlo. 

Asigne a cada recurso una puntuación de valor y una puntuación de esfuerzo para calcularlo. Los recursos de alto valor y bajo esfuerzo son claros ganadores. A continuación vienen los de alto valor y alto esfuerzo y los de bajo valor y bajo esfuerzo. Es mejor evitar los recursos de poco valor y mucho esfuerzo. 

Aunque el método da una idea clara de la priorización, uno de sus inconvenientes es que resulta difícil estimar el valor y el esfuerzo.

ARROZ DULCE

El marco SU-RICE tiene dos factores imperativos no incluidos en el modelo RICE: la fuente y la Persona del usuario. Se trata de un marco más completo, ya que también tiene en cuenta de qué fuente se obtienen las ideas para las características del producto y la persona del usuario, así como el alcance, el impacto, la confianza y el esfuerzo.

Puede considerar cuatro fuentes: cliente potencial, cliente, mercado o competencia e interna, y enumerarlas según su prioridad. Esta estructura proporciona una comprensión más detallada del contexto y el impacto potencial de una tarea o recurso. 

Mapeo de historias

El story mapping prioriza las características en función de cómo los clientes piensan utilizar el producto. No es un modelo de puntuación. Consiste en recopilar historias de usuario que describan una función y mapearlas. 

En él se ofrece un esquema del producto y se enumeran las subtareas y los detalles de cada tarea. Este método está muy centrado en el cliente y permite tener una visión de conjunto. Al idear, también creas un documento visual que recuerda a todos tus objetivos. 

Priorizar mejor utilizando el Marco RICE con ClickUp

El marco RICE es un método excelente para decidir qué ideas merecen atención prioritaria. Cuantifica las ideas y facilita su priorización. Además, requiere poco tiempo y ayuda a tomar decisiones objetivas. 

Algunas cosas que hay que recordar al utilizar el modelo:

• Centrarse en un objetivo
• Su sistema de puntuación afecta a su puntuación
• Implique a su equipo en el proceso de puntuación para hacerlo más objetivo
• Utilice plantillas de gestión de productos para una mejor visualización
• Revisar y actualizar periódicamente la puntuación
• Puede infravalorar la deuda técnica, así que considérela por separado en su sistema de priorización 

Una herramienta completa de gestión de productos como ClickUp ofrece una mejor alineación, colaboración, visualización y modelos durante la priorización.