Como criar um plano de produtividade com modelos

Você já se sentiu como se não estivesse fazendo o suficiente? 

Como se você estivesse sempre constantemente atrasado e não fazendo o suficiente?

Nesse caso, talvez seja hora de criar um plano de produtividade. Um plano de produtividade pode ajudá-lo a lidar com sua lista de tarefas, se organizar e manter seus níveis de produtividade, tudo sem criar desgaste adicional. É a chave para fazer mais em menos tempo sem sacrificar o seu bem-estar.

Mas como é um plano de produtividade e como criá-lo? 

Neste artigo, exploraremos o conceito de planejamento de produtividade e forneceremos sete etapas para criar seu próprio plano de produtividade que funcione para você, semelhante à forma como a Técnica Pomodoro foi criada. 

Ao final, você terá um mapa sólido que o guiará para uma melhor eficiência do processo e menos esgotamento.

O que é um Plano de Produtividade?

Quando a maioria das pessoas está sobrecarregada, elas lidam com suas listas de tarefas sem pensar ou planejar muito. Isso pode funcionar por um curto período de tempo, mas, eventualmente, levará ao esgotamento.

Uma pesquisa da CNBC descobriu que 50% dos trabalhadores estão esgotados e acreditam que a paranóia da produtividade cria estresse extra para os funcionários.

É aqui que um plano de produtividade pode ajudar.

Um plano de produtividade é um documento que descreve as etapas que você seguirá para concluir sua lista de tarefas e incorpora planejamento estratégico com gerenciamento de tempo e habilidades organizacionais para garantir que todas as suas tarefas diárias e metas gerais sejam alcançadas.

Isso exigirá que você mapeie tudo o que precisa para trabalhar, resolva possíveis obstáculos e, em seguida, elabore uma estratégia para lidar com cada item. Ele também prioriza suas tarefas e trabalha com seus ritmos naturais de produtividade para garantir que você faça as coisas mais importantes.

Enquanto um plano de negócios concentra os esforços de sua empresa, um plano de produtividade organizacional aborda todas as áreas que podem afetar sua produtividade geral, incluindo planejamento tático, operacional e estratégico .

Todos podem se beneficiar da criação de planos de produtividade. Seja você um empresário, um estudante, um pai ocupado ou um profissional, um plano de produtividade pode ajudar a melhorar sua pontualidade, energia e foco, além de tornar-se mais eficiente e produtivo sem sacrificar seu bem-estar.

Vamos explorar todos os benefícios que você experimentará depois de criar um plano de produtividade sólido.

Os benefícios do planejamento de produtividade

O planejamento de produtividade pode levar a um melhor foco e concentração, reduzir o estresse e aumentar a consciência de seus hábitos de trabalho.

Além disso, criar um plano de produtividade exige que você desacelere e pense no seu trabalho. Isso pode levar a abordagens mais ponderadas e melhores habilidades de resolução de problemas.

Como resultado, você não só será capaz de fazer mais, mas também será capaz de fazer melhor. 

Vamos dar uma olhada em cada um desses benefícios.

Melhor foco e concentração

Quando você está sobrecarregado e desorganizado, é difícil se concentrar em qualquer tarefa. Sua mente está acelerada e você está constantemente pulando de uma coisa para outra. Isso pode levar a erros, trabalho de baixa qualidade e perda de tempo.

O planejamento de produtividade ajuda a evitar isso, fornecendo um roteiro para suas tarefas, mapeando o que precisa ser feito e quando você pode concentrar sua atenção em uma coisa de cada vez. Isso leva a um melhor foco, concentração e qualidade geral do trabalho.

Menos estresse

O caos de uma lista de tarefas desorganizada pode ser estressante e pode fazer você se sentir para trás e se preocupar em esquecer algo importante. Esse tipo de estresse pode levar à ansiedade, insônia e até problemas de saúde física.

O planejamento de produtividade ajuda a reduzir o estresse, fornecendo um sistema claro para gerenciar suas tarefas. Quando você tem um plano, você se sente mais no controle e menos ansioso sobre o que precisa ser feito.

Você também pode evitar pressas de última hora e o estresse associado agrupando tarefas semelhantes e concluindo-as de uma só vez.

Maior autoconsciência

Outro benefício do planejamento de produtividade é que ele ajuda você a se tornar mais consciente de seus hábitos de trabalho. Esse processo exigirá que você controle seu tempo , analise seus padrões de produtividade e desenvolva estratégias para melhorar sua eficiência. Ao fazer isso, você obterá informações valiosas sobre seus hábitos de trabalho.

Essa autoconsciência pode ajudá-lo a identificar as áreas que precisam ser melhoradas. Por exemplo, você pode perceber que está gastando muito tempo nas redes sociais ou que é mais produtivo pela manhã do que à noite. Depois de identificar esses padrões, você pode fazer alterações em seu plano de produtividade de acordo.

7 etapas para criar um plano de produtividade

Agora que você conhece todos os benefícios do planejamento de produtividade, é hora de aprender a criar seu próprio plano de produtividade. O planejamento da produtividade não é difícil, mas requer algum tempo e esforço. Siga estas seis etapas para criar um plano de produtividade que funcione para você.

Passo 1: Liste todas as suas tarefas e obrigações

O primeiro passo é fazer uma lista de ações de todas as suas tarefas e obrigações. Muitas pessoas cometem o erro de manter sua lista de tarefas na cabeça e não se preocupam em escrevê-la ou organizá-la, fazendo com que se esqueçam ou se sintam sobrecarregadas.

É hora de trabalhar de forma mais inteligente e criar sistemas melhores. Reserve um tempo para sentar e escrever tudo o que você precisa fazer, certifique-se de incluir tarefas grandes e pequenas e observe também os prazos ou itens urgentes. Depois de tudo escrito, você pode começar a organizar de acordo.

O uso de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como o ClickUp pode ajudá-lo a gerenciar e acompanhar todas as suas tarefas em um só lugar. Ele oferece várias maneiras de listar e visualizar suas tarefas ClickUp , como lista, quadro, calendário e exibição de linha do tempo, para ajudá-lo a ver sua tarefa com mais eficiência e eficácia.

Você também pode aproveitar o modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp – um rastreador de planejamento digital de rotina simples para ajudá-lo a criar seu hábito e colocar seus planos nos trilhos.

Baixe o modelo de lista de tarefas diárias

Etapa 2: observe seus obstáculos e desafios

Agora que você tem uma lista de todas as suas tarefas, é hora de dar uma olhada em cada uma delas. Para cada tarefa, anote quaisquer obstáculos ou desafios potenciais que você possa enfrentar. Isso pode incluir coisas como falta de recursos, prazos desafiadores ou colaboradores difíceis. Mesmo a falta de motivação deve ser observada, pois pode afetar significativamente sua produtividade.

Ao reservar um tempo para antecipar esses desafios, você pode desenvolver estratégias para superá-los. Por exemplo, se você sabe que enfrentará um prazo difícil, pode planejar começar a trabalhar na tarefa mais cedo. Ou, se você sabe que faltará motivação, pode dividir a tarefa em etapas menores e mais gerenciáveis.

Antes de esboçar seu plano de produtividade, você precisa ter uma compreensão clara de como está gastando seu tempo atualmente. Para fazer isso, você precisará monitorar seu tempo por pelo menos uma semana. Acompanhe o tempo de cada tarefa essencial que você conclui em um dia, incluindo trabalho e tarefas pessoais.

Etapa 3: controle seu tempo

Também é uma boa ideia acompanhar o tempo de qualquer atividade que o faça perder tempo, como o uso de mídias sociais. Isso ajudará você a entender melhor seus padrões de produtividade e fornecerá informações sobre como usar seu tempo com sabedoria.

Existem algumas maneiras diferentes de controlar seu tempo . Você pode usar um método simples de caneta e papel anotando a hora em que começou ou usar uma ferramenta de produtividade com um cronômetro para simplificar, automatizar e manter o processo sempre consistente.

O Global Time Tracker do ClickUp é uma ótima opção, pois é fácil de usar e salva relatórios do tempo que você rastreou.

Passo 4: Analise para onde vai o seu tempo

Quanto tempo você gasta nessas atividades? Existe uma maneira de limitar ou eliminá-los do seu dia?

Depois de acompanhar seu tempo por uma semana, é hora de analisar as informações. Veja quanto tempo você gasta em cada tarefa e como esse tempo é distribuído ao longo do dia. Isso lhe dará uma boa ideia de seus padrões atuais de produtividade, incluindo atividades e comportamentos que desperdiçam tempo.

Você também deve procurar quaisquer pausas de produtividade que tenha durante o dia. Você tende a perder o foco à tarde? Em caso afirmativo, você pode mover alguma tarefa a ser concluída durante esse período para outra parte do dia?

Passo 5: Desenvolva uma estratégia

Agora que você tem uma boa compreensão de seus padrões de produtividade, é hora de começar a desenvolver uma estratégia para melhorar sua produtividade. Existem muitos métodos que você pode usar para fazer isso, por isso é importante encontrar um que funcione melhor para você.

Para alguns, sua estratégia pode ser simplesmente se concentrar em uma tarefa por vez ou fazer todo o trabalho em uma determinada hora do dia. Para outros, inclui a incorporação de uma técnica de gerenciamento de tempo ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos .

Técnica Pomodoro

Um dos métodos de gerenciamento de tempo mais populares é a Técnica Pomodoro . Essa técnica envolve trabalhar em uma tarefa por 25 minutos e depois fazer uma pausa de cinco minutos. Após quatro sessões de Pomodoro, você faz uma pausa mais longa de 20 a 30 minutos. A ideia por trás dessa técnica é que, ao fazer pausas regulares, você pode manter o foco e evitar o esgotamento.

Para usar essa técnica, você precisará de um cronômetro para acompanhar seu trabalho e os intervalos. Existem muitos cronômetros Pomodoro disponíveis online, ou você pode usar um simples cronômetro de cozinha.

Matriz de Eisenhower

A Eisenhower Matrix é uma técnica de produtividade que ajuda você a priorizar suas tarefas por seu nível de importância e urgência. Essa técnica foi desenvolvida pelo ex-presidente Dwight D. Eisenhower e também é conhecida como Matriz Urgente-Importante. Foi popularizado pelo especialista em produtividade Stephen Covey em seu livro, Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes , e tem sido utilizado por milhões de pessoas desde então.

Para usar essa técnica, você precisa primeiro identificar suas tarefas. Depois de fazer isso, você pode categorizá-los em um dos seguintes quadrantes:

🟢 Quadrante 1: Urgente e importante (Faça)

Essas tarefas precisam ser concluídas imediatamente e são de extrema importância. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são cumprir prazos, apagar incêndios, etc.

🔵 Quadrante 2: Importante, mas não urgente (Decidir)

Essas são tarefas importantes, mas não precisam ser concluídas imediatamente. Esses são os tipos de tarefas nas quais você deve se concentrar, pois podem ajudá-lo a evitar crises no futuro . Exemplos de tarefas que se enquadram nesta categoria são planejamento, estratégia, etc.

🟡 Quadrante 3: Urgente, mas não importante (Delegar)

Essas são tarefas que precisam ser concluídas imediatamente, mas não são importantes. Essas são geralmente distrações que podem esperar e não devem ocupar muito do seu tempo. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são checar e-mails, atender ligações, etc.

🔴 Quadrante 4: Não urgente e não importante (Excluir)

Estas são tarefas que não são urgentes e não são importantes. Estes geralmente podem ser eliminados da sua lista de tarefas. Exemplos de tarefas que se enquadram nessa categoria são navegar na internet, assistir TV, etc.

Método Ivy Lee

O Método Ivy Lee é uma técnica de produtividade desenvolvida no início do século 20 pela especialista em eficiência Ivy Lee. É uma técnica muito simples, mas eficaz, que envolve anotar as seis tarefas mais importantes do dia e, em seguida, concentrar-se em uma tarefa de cada vez até que seja concluída.

Para usar essa técnica, basta anotar suas seis tarefas mais importantes do dia antes de ir para a cama. Então, ao acordar, comece a trabalhar na primeira tarefa e não passe para a próxima até que a primeira seja concluída.

Isso pode parecer uma técnica simples, mas na verdade é muito eficaz para ajudá-lo a se concentrar e fazer as coisas. Você pode praticar esse método no ClickUp; use o modelo Get Things Done do ClickUp para fornecer uma estrutura para começar e personalizá-la para se adequar ao seu estilo de trabalho e preferências pessoais.

Faça o download do modelo Faça as coisas

Etapa 6: experimente e revise conforme necessário

Não importa qual técnica você tente, é importante experimentar e revisar conforme necessário até encontrar uma que funcione melhor para você. Você provavelmente não escolherá a estratégia perfeita imediatamente, por isso é importante ser paciente e continuar tentando coisas novas até encontrar um plano de produtividade que funcione melhor para você.

Seja paciente, seja persistente e continue experimentando até encontrar uma estratégia que aumente sua eficiência e traga mais equilíbrio à sua vida.

Passo 7: Use ferramentas de gerenciamento de projetos para manter suas tarefas sempre visíveis e organizadas

Felizmente, hoje em dia podemos utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos para melhorar nossa produtividade. Uma das melhores ferramentas de produtividade é o ClickUp. O ClickUp pode ajudá-lo com todas as seis etapas anteriores, desde a organização da lista de ações até o controle de tempo .

As ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para acompanhar suas tarefas e garantir que você esteja no controle de tudo. Ao usar uma ferramenta como o ClickUp, você pode garantir que suas tarefas estejam sempre visíveis e organizadas, o que facilitará sua produtividade. Agora que você sabe como ser mais produtivo , é hora de colocar seu conhecimento em ação. 

Por exemplo, você pode criar uma matriz de produtividade 2 × 2 no ClickUp para ajudá-lo a priorizar e organizar tarefas. Portanto, se você está lutando para desenvolver ou manter seu plano de produtividade, considere utilizar as ferramentas de produtividade do ClickUp para ajudá-lo.

Faça o download do modelo de matriz de prioridade 2 × 2

Crie um Plano de Produtividade Hoje

Criar um plano de produtividade é uma ótima maneira de aumentar sua eficiência e fazer mais em menos tempo. Ao reservar um tempo para desenvolver um plano de produtividade, você pode aumentar seu foco, reduzir seus níveis de estresse e aprender mais sobre quem você é como trabalhador.

Pode levar algum tempo e experimentação para encontrar um sistema de lista de tarefas que funcione para você, mas depois de encontrar e aplicar uma técnica de produtividade que funcione melhor, ela o ajudará a se sentir mais preparado, equilibrado e no controle de seus dias.

E com a ajuda das ferramentas certas de gerenciamento de tarefas e software de lista de tarefas como o ClickUp , você terá acesso a modelos gratuitos para ajudá-lo a começar e melhorar a produtividade , bem como centenas de recursos personalizáveis ​​para permitir que você configure a plataforma da maneira que melhor suporte seu fluxo de trabalho. Ferramentas como o ClickUp podem ajudá-lo a criar planos de produtividade eficazes, gerenciar tarefas diárias e melhorar o planejamento operacional — a lista continua.

Portanto, não desista, continue tentando coisas novas e, eventualmente, você encontrará um plano de produtividade que funciona melhor para você.