Como melhorar a comunicação da equipe: 10 estratégias para equipes remotas

O mundo do trabalho remoto está se estabelecendo. Depois que as pessoas começaram a voltar ao escritório em 2022, um estudo da Universidade de Stanford descobriu que cerca de um quarto dos trabalhadores em período integral ainda são trabalhadores remotos. Isso está abaixo de um pico de um terço em 2021.

Com tantas pessoas trabalhando fora de um único escritório, sua empresa pode estar procurando mudar seus processos e cultura corporativa para se adaptar a equipes mais remotas. 

A comunicação é um dos maiores desafios no trabalho remoto para qualquer equipa de trabalho. Você não pode simplesmente virar a cadeira e fazer uma pergunta. Esses encontros casuais no corredor ou na máquina de café expresso simplesmente não acontecem.

Seria bom se a solução fosse concordar em se comunicar melhor. Mas, se fosse assim tão simples, todos estariam fazendo. Em vez disso, precisamos de ferramentas e práticas recomendadas para superar a barreira da separação física.

O que é Comunicação em Equipe no Local de Trabalho?

A comunicação da equipe é a troca de informações entre duas ou mais pessoas que trabalham em prol de objetivos comuns. A colaboração e a comunicação em equipe podem ocorrer de várias formas, como aplicativos de bate-papo, e-mail, software de gerenciamento de projetos, videochamadas, reuniões presenciais, boletins informativos ou simples conversas cara a cara.

O estilo de comunicação da sua equipe pode variar. Mas, no final, envolve o compartilhamento de insights, feedback e atualizações do projeto , ao mesmo tempo em que promove a colaboração e a transparência. A comunicação eficaz da equipe é crucial para aumentar a produtividade, melhorar o moral da equipe e conduzir a conclusão bem-sucedida do projeto.

Por que a comunicação em equipe é importante para equipes remotas?

A comunicação, e especialmente a colaboração, é como os colaboradores individuais se tornam uma equipe. Antes da COVID, os funcionários passavam 43% do tempo colaborando .

Mas a quantidade de tempo trabalhando com outras pessoas cai para 27% para quem trabalha em casa. Isso é uma coisa ruim? Pode ser – cerca de metade desses trabalhadores remotos achava que seu trabalho dependia da colaboração. 🤝

Olhando para a questão de outra forma, outro estudo descobriu que pouco menos da metade dos trabalhadores disse que a comunicação ineficaz afetou sua produtividade. O mesmo estudo descobriu que 42% dos trabalhadores sentiram que a falta de uma boa comunicação corroía sua confiança na liderança.

E não podemos esquecer da criatividade. Cerca de um quarto dos trabalhadores e gerentes sentiram que o trabalho remoto afetou negativamente sua criatividade. O que deixou claro a importância da comunicação da equipe foi como cerca de 45% dos trabalhadores culparam menos tempo presencial ou não saber no que os outros estavam trabalhando por uma diminuição na criatividade.

O trabalho remoto tem muitas vantagens , especialmente maior produtividade e acesso a um grupo mais diversificado de trabalhadores. E não vai embora. As empresas precisam descobrir como obter uma melhor comunicação sem se livrar de todos os benefícios.

Resumindo, melhorar a comunicação da equipe para trabalhadores remotos permite que todos tenham seu bolo e comam também. 🎂

Tipos de Comunicação em Equipe

A forma como sua equipe se comunica pode afetar significativamente a eficácia da colaboração de sua equipe. Uma ótima maneira de agrupar diferentes formas de comunicação é como você apresenta as informações. 

Aqui está uma lista dos quatro tipos de comunicação e como as equipes os usam:

• Comunicação verbal: quando os membros de sua equipe estão conversando entre si e usando palavras para transmitir ideias, eles estão se comunicando verbalmente. Como todos estão remotos, isso seria uma ligação telefônica ou uma videochamada 📣
• Comunicação não-verbal: a forma mais poderosa de comunicação humana, não-verbal, muitas vezes é perdida em locais de trabalho digitais. Ações como linguagem corporal, tom de voz, gestos, contato visual e, especialmente, expressões faciais podem ser pistas poderosas sobre o que alguém quer dizer. Um estudo mostrou que até 93% da comunicação pode ser não-verbal , sendo 38% transmitida por meio do tom de voz e 55% uma combinação de expressões faciais e linguagem corporal. É por isso que ver uns aos outros é tão importante para a comunicação no local de trabalho 👍
• Comunicação escrita: quando as palavras são escritas, você se envolve em comunicação escrita. Para trabalho remoto, usamos ferramentas de comunicação online como e-mails, documentos, notas e aplicativos de bate-papo para conduzir a comunicação escrita em grupo. Uma vantagem da comunicação escrita é que você pode consultá-la sempre que quiser e não precisa depender da memória ✒️
• Comunicação visual: As palavras são ótimas, mas como diz o ditado, uma imagem pode valer mais que mil palavras. Nos negócios, é muito mais eficiente transmitir informações complexas visualmente. Usamos gráficos, vídeos, infográficos, diagramas, imagens ou uma combinação para transmitir não apenas fatos, mas como esses fatos estão relacionados entre si 🖼️

10 estratégias para melhorar a comunicação da equipe

Agora que temos o quê, por que e como, vamos começar a quebrar esses silos e discutir algumas maneiras comprovadas de aumentar a produtividade de sua equipe. 

Quando você ler esta lista, olhe para ela em termos de onde sua equipe está lutando e onde eles estão indo bem. Você precisa melhorar a velocidade de comunicação ou a precisão? Ou talvez você precise recuperar aquela centelha criativa? 

Essas 10 estratégias de comunicação eficazes devem ajudar em quase todas as situações.

1. Defina diretrizes sobre qual tipo de comunicação usar 

Todo mundo tem estilos de comunicação diferentes. Uma pessoa sempre pode usar mensagens instantâneas e outra só se comunicará ligando para outras pessoas e conversando. Embora alguma flexibilidade seja importante, a consistência em sua equipe pode criar um ambiente de trabalho muito mais eficiente.

Primeiro, avalie as normas de comunicação atuais usando o modelo de plano de ação e estratégia de comunicação interna ClickUp . Ele fornece uma estrutura para mapear sua organização, capturar seus modos de comunicação existentes, reunir as necessidades das partes interessadas, documentar desafios e definir seu novo roteiro.

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Depois de ter seu roteiro, estabeleça diretrizes claras e documente-as. Padronize quais tipos de informações usam qual modo de comunicação, como ClickUp Whiteboards para brainstorming, bate-papo para problemas imediatos e comentários sobre tarefas para mensagens não urgentes.

E como sabemos que às vezes o e-mail será seu método de comunicação preferido, você pode enviar e receber e-mails em qualquer lugar no ClickUp .

2. Reúna-se com frequência para reuniões em pé

Existem muitos tipos diferentes de reuniões de equipe que conectam equipes remotas, e cada uma tem seu lugar. Um objetivo para muitos grupos orientados a projetos é a reunião em pé. Normalmente realizada uma vez por dia, o nome vem da prática de ficar de pé para manter as reuniões curtas.

Em uma reunião stand-up, você trabalha com a equipe, um de cada vez, e cada pessoa fala sobre o que trabalhou desde a última reunião, o que tem em pauta naquele dia e os desafios que está enfrentando. É uma ferramenta padrão no método ágil de desenvolvimento de software .

Reuniões rápidas podem ser críticas para equipes multifuncionais que não têm um vocabulário comum, dando a todos uma chance melhor de entender o que seus colegas em outras funções estão fazendo. Standups ajudam as equipes a se comunicarem de forma eficaz, promovendo conexão, organização e alinhamento de metas.

No entanto, planejá-los pode ser uma tarefa árdua com ferramentas desatualizadas. O modelo de reunião diária do ClickUp simplifica esse processo, fornecendo um hub central para planejamento, anotações e acompanhamento do progresso, listas de verificação individuais para garantir a eficácia e um único local para atualizações em tempo real para manter todos informados.

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3. Respeite as diferentes necessidades de comunicação

Seja em uma chamada do Zoom ou em uma conversa do Slack, é fácil para alguns membros da equipe dominar a conversa e a voz de outros não ser ouvida. Também é comum que alguns participantes se distraiam ou não apareçam para a conversa.

No entanto, provavelmente não é porque eles não se importam!

Embora caiba à liderança incentivar o envolvimento dos funcionários e a colaboração da equipe, alguns funcionários são simplesmente introvertidos ou ficam sobrecarregados em grupos, e não há nada de errado nisso. Certifique-se de que eles saibam que podem compartilhar ideias em qualquer formato: depois de uma reunião por escrito, em documentos colaborativos, por meio de comentários ou bate-papo ou diretamente para você.

Para as pessoas que são novas ou repentinamente subjugadas, você pode agendar um check-in para determinar se algo está acontecendo que as esteja impedindo. Bons gerentes sabem que às vezes há um problema maior, como outros membros da equipe descartando suas ideias em brainstorms ou sentindo que sua voz nunca é ouvida. 

Em um estudo, 50% dos trabalhadores relataram ficar em silêncio no trabalho sobre suas preocupações. A verdade é que pode ser sua responsabilidade fazer uma mudança ou conversar com outros funcionários para criar um ambiente mais inclusivo, onde as pessoas saibam que é seguro falar.

Também é útil definir expectativas em seu estilo de comunicação e documentá-lo para aumentar a produtividade da equipe. Isso pode incluir coisas como sempre ligar sua câmera para reuniões virtuais e responder a todos os e-mails ou bate-papos da equipe dentro de um determinado período de tempo.

Você fará com que os membros da equipe se sintam ouvidos enquanto reduz a ansiedade de quem gosta de regras e orientações. Independentemente de como você lida com as reuniões de grupo, tudo se resume a todos sentirem que suas opiniões são importantes e remover obstáculos para uma comunicação aberta.

4. Desenvolva a importante habilidade de comunicação de ouvir

A comunicação da equipe envolve a troca de informações entre os membros, não apenas o envio de e-mails. É por isso que cada membro da equipe precisa estar aberto tanto para ouvir quanto para falar. Isso inclui prestar atenção às pistas não verbais e ler cuidadosamente o conteúdo escrito. 

Defina o tom ouvindo ativamente – isso significa que, em vez de pensar no que dizer a seguir enquanto alguém está falando, você limpa sua mente e realmente ouve o que eles estão dizendo. Faça perguntas de acompanhamento para mantê-los falando, em vez de direcionar os holofotes para sua própria ideia.

Se sua equipe está lutando para ouvir ativamente, faça uma reunião mais estruturada em que um funcionário compartilhe uma ideia e três perguntas de acompanhamento devem ser feitas antes de passar para a próxima ideia. Mesmo que a ideia seja realmente horrível, esse membro da equipe saberá que sua voz será ouvida. 📣

Ouvir é uma habilidade difícil até mesmo para o C-suite, então você pode querer considerar planejar algum treinamento em escuta ativa.

Se você estiver se reunindo virtualmente ou fazendo um brainstorming em tempo real , use os comentários do ClickUp em seus projetos como uma forma de incentivar a escuta mútua. Você pode atribuir tópicos e mencionar pessoas nos comentários para atrair sua equipe para ler e pensar sobre o que os outros estão dizendo nos comentários.

Isso é especialmente útil para equipes que estão espalhadas por vários fusos horários.

5. Tenha um cronograma visível com entregas claras 

Todos em uma equipe precisam conhecer as entregas do projeto e quando elas devem ser entregues. É difícil cumprir esses prazos se houver falta de comunicação sobre o que e quando as coisas precisam ser feitas. 

Uma ótima maneira de levar essas informações para toda a equipe é trabalhar em uma ferramenta de colaboração que gerencie o agendamento de projetos com facilidade, como a plataforma de gerenciamento de projetos tudo-em-um da ClickUp. Cada membro da equipe pode visualizar suas tarefas da maneira que for melhor para eles, e as exibições do ClickUp podem ser definidas como públicas ou privadas para melhorar a transparência.

O ClickUp também possui vários modelos de entrega de projeto com campos personalizados pré-criados para começar a funcionar mais rapidamente.

6. Atribua tarefas e acompanhe o progresso

Fazer suas entregas no prazo requer compartilhar o que precisa ser feito, quem está fazendo e onde as coisas estão. Com uma equipe remota, você precisa de uma ferramenta digital que suporte atribuições de tarefas e permita que a equipe veja o status e interaja de forma colaborativa em cada tarefa. 

Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está à frente ou atrás e arraste e solte facilmente tarefas para realocar recursos

Comece dividindo seu projeto em tarefas e subtarefas com o ClickUp. Ao criar Tarefas ClickUp , você pode adicionar dados de campo personalizados, atribuir membros da equipe e criar dependências entre as tarefas.

Você pode acompanhar o progresso de mais de 15 visualizações personalizáveis. A visualização Atividade do ClickUp mostra quem fez o que no projeto, por exemplo, e a visualização Carga de trabalho mostra quanto tempo cada tarefa levará.

Com o ClickUp como seu espaço de trabalho colaborativo, ninguém jamais terá que perguntar à equipe que está trabalhando em quê. 

7. Faça anotações para capturar as discussões

Conversar é uma ótima maneira de construir entendimento e tomar decisões. Uma ferramenta de comunicação de equipe virtual como Zoom, Microsoft Teams ou Google Workspace definitivamente simplifica a comunicação verbal. Mas a memória humana é imperfeita, e atender itens de ação às vezes pode entrar por um ouvido e sair pelo outro.

A melhor maneira de garantir a captura das discussões de sua equipe é fazer anotações e armazená-las em seu espaço de trabalho coletivo. Cada tarefa, quadro branco, mapa mental e documento no ClickUp inclui a capacidade de adicionar comentários.

É simples adicionar notas ao seu projeto e incluir toda a equipe no processo. E como os comentários são multimídia no ClickUp, você pode adicionar imagens, arquivos, clipes de voz e até mesmo gravações de tela .

O ClickUp também inclui uma ferramenta Bloco de Notas onde você pode fazer anotações enquanto trabalha. Você pode vincular pessoas, tarefas e documentos para que tudo permaneça conectado. Converta-o em uma tarefa ou documento para compartilhar com sua equipe quando estiver pronto. 

Seja qual for a ferramenta que você usa, procure uma que seja colaborativa e disponível em qualquer lugar para uma comunicação mais simplificada.   

8. Orçamento para reuniões presenciais

É comum hoje em dia uma equipe entrevistar, contratar e trabalhar com um novo membro e nunca conhecê-lo pessoalmente. Mas pesquisas mostram que reuniões presenciais criam vínculos mais estreitos e podem melhorar o desempenho de uma equipe em 35% .

Separe algum orçamento para colocar todos no mesmo lugar uma ou duas vezes por ano. 

Mais do que uma oportunidade de trabalhar juntos no mesmo local, os encontros presenciais devem focar na socialização e no vínculo de outras formas. Nomeie alguém para facilitar a interação, agende a formação de equipes e sempre certifique-se de ter um tempo de inatividade onde as pessoas possam se conectar em um nível pessoal.

Mesmo que seja apenas uma vez por ano, reunir todos formará uma equipe mais forte, que confia uns nos outros e, portanto, se comunica de forma mais eficaz.

9. Use um sistema com notificações configuráveis

Se alguém cria um documento importante e o coloca em um diretório sem avisar a ninguém, existe a possibilidade de falha na comunicação. Você não pode contar com os membros da equipe verificando as tarefas o dia todo, todos os dias, e percebendo mudanças mínimas (mas importantes).

Uma plataforma de colaboração com configurações de notificação configuráveis ​​resolve esse problema. Como sabemos o quanto é importante controlar suas notificações, o ClickUp vem com a capacidade de personalizar totalmente as notificações .

Você pode começar escolhendo quais ações irão gerar mensagens e então determinar onde você será notificado, incluindo celular, e-mail, desktop ou navegador. Se você preferir controlar quando recebe mensagens, pode ativar os resumos diários ou desativar as notificações enquanto estiver ativo no aplicativo da web.

10. Trabalhe em uma única plataforma colaborativa 

Ao trabalhar pessoalmente, a melhor maneira de obter uma boa colaboração é colocar todos na mesma sala. Você pode fazer o mesmo com uma equipe remota, garantindo que todos em sua equipe usem o mesmo conjunto de ferramentas. Se um grupo de trabalhadores estiver em uma plataforma diferente, é como se estivesse em uma sala diferente, os outros membros da equipe não podem ver o que estão fazendo. 

Se puder, opte por uma única solução de colaboração que ofereça suporte a todos os recursos de que você precisa em um só lugar. O ClickUp é uma ferramenta completa para substituir todas essas soluções separadas. Cada recurso é totalmente colaborativo para uma comunicação eficiente.

Em vez de enviar e-mails para todos para obter feedback e ter uma pessoa sintetizando tudo em um documento, todos vocês podem fazer anotações em um ClickUp Doc e adicionar comentários sobre as ideias uns dos outros, transformando as tarefas mais importantes em tarefas ClickUp. 

Claro, às vezes você precisa trabalhar com outras ferramentas. Integramos com mais de 1.000 outras ferramentas para facilitar o seu dia de trabalho. Com o ClickUp, você pode colocar todos na mesma sala virtual, trabalhando em equipe com as mesmas informações e objetivos.

Faça sua equipe remota colaborar e arrasar com o ClickUp

Esperançosamente, você achará essas estratégias úteis para permitir uma comunicação eficaz da equipe em seu próximo projeto. Você começou muito bem com ferramentas de comunicação, uma plataforma de colaboração e uma cultura empresarial com foco na colaboração em equipe.

Não há necessidade de um bebedouro para conectar as pessoas porque a comunicação eficaz da equipe será parte integrante de como sua equipe trabalha. 

O ClickUp foi projetado desde o início para manter as equipes remotas na mesma página e trabalhando para os mesmos objetivos. Ele captura e transmite informações e incentiva o trabalho em equipe em uma única plataforma que se integra aos canais de comunicação mais comuns para videoconferência, bate-papo ou criação de documentos.